Auf Schriftform verzichten

In Thüringer Verwaltungen stapeln sich im Jahr 2022 nach wie vor Briefe, Papier und schriftliche Dokumente. Oft resultiert das aus dem Schriftformerfordernis, welches eine Unterschrift von Bürgern und Unternehmen notwendig macht. Das Schriftformerfordernis hemmt die Verwaltungsdigitalisierung enorm. In Thüringen wurden zwar im Jahr 2021 Verwaltungsvorschriften mit Schriftformerfordernis geprüft und in 57 Fällen dabei Rechtsformvorschriften angepasst, jedoch braucht es neue Modelle, um die Schriftformerfordernisse weiter zu reduzieren.

Diverse elektronische Verfahren, wie die digitale Unterschrift oder der elektronische Personalausweis werden zu wenig genutzt. Auch in den Verwaltungen sterben alte Gewohnheiten nur langsam aus. Es muss in einer verlängerten Phase Bürgern und Unternehmen ermöglicht werden, erforderliche Verwaltungsleistungen elektronisch zu beantragen.

Neue Möglichkeiten durch die Flexibilisierungsregelung

Mit einem Gesetzentwurf zur Änderung des Thüringer E-Governmentgesetzes vom 5. Juli 2022 setzt der Freistaat Thüringen dabei auf Schriftformersatz und einer sogenannten Flexibilisierungsregelung. Damit können Behörden, Kommunen oder die kommunalen Spitzenverbände einen Antrag bei ihrer obersten Aufsichtsbehörde stellen, um testweise auf die Schriftform im Gesetz zu verzichten und somit ein vereinfachtes Verwaltungsverfahren einräumen.

Für die vollständige elektronische Abwicklung eines Verwaltungsverfahrens ist dann eine Zustimmung im Einzelfall durch den Bürger oder das Unternehmen notwendig. Die technische Umsetzung einer solchen Zustimmung soll perspektivisch durch die Anbindung des Authentifizierungsdiestes „Elster-ID“ an die elektronischen Verwaltungsleistungen erfolgen.

Im Interesse einer konsequenten Digitalisierung wäre es jedoch erforderlich, nicht für jeden Einzelfall die Einwilligungen zur elektronischen Bekanntgabe zu prüfen, sondern Möglichkeiten zur Generaleinwilligung zu schaffen. Auch das Ermessen der Behörden, Papierunterlagen nachfordern zu können, dient in diesem Sinne nicht der Umsetzung eines vollumfänglich digitalisierten Verfahrens.

Der festgelegte Flexibilisierungszeitraum bis zum Ende des Jahres 2026 ist hoffentlich ausreichend, um die Evaluierung der Regeln zum Schriftformerfordernis voranzubringen und die Digitalisierung der Verwaltungen zu unterstützen.