Hinweispflicht Verfall von Urlaubsansprüchen beachten
Ein Blick in das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) reicht beim Thema Urlaubsverfall nicht mehr aus. Nach dem Gesetz muss der Jahresurlaub von Beschäftigten grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden, ansonsten verfällt er zum 31. Dezember. Nur unter bestimmten Voraussetzungen ist eine Übertragung in das darauffolgende Jahr zulässig und auch dann verfallen die restlichen Urlaubstage spätestens zum 31. März. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hatte bereits vor einiger Zeit entschieden, dass der Urlaub nur dann zu den genannten Zeitpunkten verfällt, wenn der Arbeitgeber konkret und transparent dafür gesorgt hat, dass der Arbeitnehmer seine Urlaubstage rechtzeitig nehmen kann. Daher hat der Arbeitgeber zunächst die Pflicht, seine Angestellten förmlich aufzufordern, ihren Urlaub rechtzeitig zu nehmen. Zusätzlich muss der Arbeitgeber auch nachweisen können, dass er die Mitarbeiter angemessen und rechtzeitig über den drohenden Verfall aufgeklärt hat und ihnen tatsächlich die Möglichkeit gegeben wurde, diesen zu nehmen.
Diese Hinweise wirksam zu formulieren, ist für Arbeitgeber vor allem deshalb wichtig, weil ansonsten die offenen Urlaubsansprüche eines Arbeitnehmers nicht verfallen und sich über Jahre ansammeln können. Wenn das Arbeitsverhältnis dann irgendwann beendet wird, ohne dass der Urlaub noch eingebracht wurde, kann der Mitarbeiter sogar finanzielle Urlaubsabgeltung für den jahrelang angesammelten Resturlaub verlangen. In einer Entscheidung urteilte der EuGH, dass auch Abgeltungsansprüche noch Jahre später geltend gemacht werden können und nicht verjähren, wenn der Arbeitgeber die entsprechenden Hinweise zum Verfall nicht wirksam formuliert hat oder es nicht nachweisen kann (EuGH, Urt. V. 22.09.2022, Az.: C-120/21).
Erforderlich ist deshalb immer eine konkrete und individuelle Aufforderung, den Urlaub zu nehmen, da die offenen Urlaubstage ansonsten am Jahresende nicht verfallen. Um der Hinweisobliegenheit bezüglich des Urlaubs ausreichend nachzukommen, sollte der Arbeitgeber zumindest einmal jährlich (je früher, desto besser, damit eine mögliche Gewährung den betrieblichen Ablauf nicht stört) jeden Arbeitnehmer gesondert und schriftlich bezüglich folgender Punkte informieren:
- Individuell verbleibende Urlaubstage inkl. eventueller Resturlaub aus den Vorjahren,
- Aufklärung über die geltenden Verfallsfristen und Aufforderung, die Urlaubstage bis zum 31.12. des laufenden Jahres in Anspruch zu nehmen,
- Aufklärung über Ausnahmen und eventuelle Übertragungsmöglichkeiten bis zum 31.03. des Folgejahres,
- Hinweis auf Verfall und eventuelle Verjährung der Urlaubsansprüche ohne Möglichkeit der finanziellen Abgeltung,
Schriftliche Bestätigung des Erhalts des Arbeitnehmers, damit der Arbeitgeber dies nachweisen kann.

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