Digitaler Bildungsvertrag

Mit der Anwendung »Verzeichnisführung Online« kann der Ausbildungs- oder Umschulungsvertrag online ausgefüllt und an die IHK Südthüringenn übermittelt werden (papierlose Abwicklung).

Das bietet viele Vorteile für Sie:

1. Ihr Unternehmen ist bereits heute für die ausschließlich elektronische Bearbeitung im Rahmen das Onlinezugangsgesetzes (OZG) vorbereitet.
2. Sie erstellen Verträge deutlich einfacher.
3. Ihre Verträge sind in kürzester Zeit bei uns.
4. Wir prüfen die Verträge und geben diese frei. Damit können die Verträge nach Vertragsabschluss ohne Rückfragen oder Anpassungen eingetragen werden.
5. Ihre aktuellen Ausbilder und Ausbildungsberufe sind bereits hinterlegt – Sie müssen sie lediglich auswählen.
6. Ist ein Ausbilder noch nicht hinterlegt, können Sie die Berechtigung ebenfalls online beantragen.
7. Sie können vorhandene Verträge als Vorlage für eine erneute Nutzung verwenden.
8. Sie müssen die Verträge nicht länger in Papierform einreichen.
9. Aufgrund der beschleunigten Bearbeitung erhalten Sie deutlich zügiger eine Eintragungsbestätigung.
10. Sie benötigen keine speziellen Systemvoraussetzungen, sondern lediglich ein Endgerät mit Internetzugang sowie einen PDF-Reader.

Schritt 1: im Ausbildungsbetrieb

• Zugangsdaten zur »Verzeichnisführung Online« anfordern (unter "Links").
• Vertragsdaten in der Web-Anwendung eingeben und ggf. erforderliche Anlagen hochladen (z. B. Erstuntersuchungen, Zeugnisse). Entwürfe können gespeichert und später fertig bearbeitet werden. 
• Antrag auf Eintragung bei der IHK einreichen (Button „Einreichen“).

Schritt 2: durch die IHK

• Die übermittelten Daten werden geprüft.
• Bei möglichen Rückfragen erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail und über die Web-Anwendung.
• Vollständige Anträge werden freigegeben. Sie erhalten eine Information per E-Mail und in der Anwendung.

Schritt 3: im Ausbildungsbetrieb

• Geprüften Vertrag ausdrucken und von allen Vertragsparteien (bei Minderjährigen Unterschrift durch Erziehungsberechtigte) unterzeichnen lassen.
• Vertragsunterzeichnung in der Web-Anwendung bestätigen und unterschriebenen Vertrag hochladen.
• Die Eintragung erfolgt erst, wenn Sie den Vertrag in der Anwendung abschließen (Button „Vertrag abschließen“).

Bitte beachten: Die IHK kann den Vertrag erst dann endgültig eintragen, wenn der Abschluss durch Klick auf den Button „Vertrag abschließen“ mitgeteilt wurde. 

Schritt 4: durch die IHK

• Der Vertrag wird in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse eingetragen.
• Die Vertragsparteien erhalten eine Eintragungsbestätigung per Post.

Form des Berufsausbildungsvertrages

Im Rahmen eines Berufsausbildungsverhältnisses muss entsprechend der Regelungen im Berufsbildungsgesetz (BBiG) zwischen dem Ausbildenden (Ausbildungsunternehmen) und einem/ einer Auszubildenden ein Berufsausbildungsvertrag (BAV) geschlossen werden. Diesen können Ausbildungsunternehmen der IHK Südthüringen über die Anwendung "Verzeichnisführung" erstellen und vor dem Abschuss des Vertrages durch die IHK prüfen und freigeben lassen. Der Inhalt des Vertrags ist für Berufsausbildungsverhältnisse zwingend vorgeschrieben. Dieser besteht aus drei Teilen: dem Antrag auf Eintragung in das Verzeichnis der Ausbildungsverhältnisse, der vom Ausbildungsbetrieb zu unterzeichnen ist und zwei Berufsausbildungsvertrags-Exemplaren, die beide Parteien unterschreiben müssen. Der unterschriebene Formularsatz sowie der sachlich und zeitlich gegliederte Ausbildungsplan sind vor Beginn der Ausbildung online bei der IHK Südthüringen einzureichen.

Ausbildungsdauer

Die Ausbildungsordnung bestimmt die Ausbildungsdauer. Sie beträgt in der Regel drei bzw. dreieinhalb Jahre. Die in der Ausbildungsordnung vorgegebene Ausbildungsdauer kann verkürzt werden, wenn der/ die Auszubildende ein Berufsgrundbildungsjahr oder eine Berufsfachschule mit Erfolg besucht hat. Über Anrechnungsmöglichkeiten geben die Ausbildungsberater gerne Auskunft. Ist zu erwarten, dass der/ die Auszubildende das Ausbildungsziel auch in kürzerer Zeit erreicht (z. B. Abiturienten), so kann die IHK die Ausbildungsdauer auf Antrag verkürzen. In Ausnahmefällen kann die IHK auf Antrag des/ der Auszubildenden die Ausbildungszeit verlängern, wenn die Verlängerung erforderlich ist, um das Ausbildungsziel zu erreichen, z. B. bei längerer Krankheit. Diese Anträge stellen Sie ebenfalls ganz einfach über die Anwendung "Verzeichnisführung".

Probezeit

Die Probezeit muss mindestens einen Monat und darf höchstens vier Monate betragen. Während der Probezeit kann das Ausbildungsverhältnis ohne Angabe von Gründen von beiden Seiten gekündigt werden.

Ort der Ausbildung

Der Ort der Ausbildung (Ausbildungsstätte) gibt an, wo die Ausbildung tatsächlich stattfindet. Er ist im Berufsausbildungsvertrag einzutragen. Filialbetriebe müssen ggf. Filialen erwähnen, wenn auch dort ausgebildet werden soll.

Ausbildungsmaßnahmen außerhalb der Ausbildungsstätte

Ergänzende Ausbildungsmaßnahmen sind mit Inhalt und Dauer festzulegen.

Tägliche Ausbildungszeit

Die regelmäßige tägliche Ausbildungszeit hat ihre obere Grenze im Arbeitszeitgesetz bzw. in tariflichen Regelungen. Für Jugendliche ist das Jugendarbeitsschutzgesetz zu berücksichtigen.

Sonstige Vereinbarungen

Der Berufsausbildungsvertrag darf keine Vereinbarungen enthalten, die dem Sinn und Zweck der Berufsausbildung widersprechen oder zu ungunsten des/ der Auszubildenden von den gesetzlichen Vorschriften abweichen. Im Vertrag müssen Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen bezeichnet werden, denen der Vertrag unterliegt.

Die ärztliche Bescheinigung über die Erstuntersuchung ist der IHK vom Ausbildenden mit dem Ausbildungsvertrag vorzulegen, da sonst der Berufsausbildungsvertrag nicht eingetragen werden kann (§ 35 BBiG).

Die Erstuntersuchung ist eine gesetzlich vorgeschriebene ärztliche Untersuchung nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz, durch die die gesundheitliche Eignung festgestellt wird. Mit der Untersuchung soll verhindert werden, dass Jugendliche durch die Art der Beschäftigung gesundheitlichen Schaden nehmen. Zudem soll festgestellt werden, ob sie den Anforderungen der Ausbildung körperlich gewachsen sind.

Erstuntersuchung

Jugendliche unter 18 Jahren dürfen nur dann ausgebildet werden, wenn dem Ausbildendem die Bescheinigung über die ärztliche Erstuntersuchung vorliegt.

Minderjährige Auszubildende haben sich vor Beginn der Ausbildung ärztlich untersuchen zu lassen und die Bescheinigung über die Erstuntersuchung dem Ausbildungsbetrieb vorzulegen (§ 32 JArbSchG). Die Bescheinigung darf zu Beginn der Beschäftigung nicht älter als 14 Monate sein. Die ärztliche Bescheinigung über die Erstuntersuchung ist der IHK vom Ausbildendem mit dem Ausbildungsvertrag vorzulegen, da sonst der Berufsausbildungsvertrag nicht eingetragen werden kann (§ 35 BBiG).
Legen minderjährige Auszubildende nicht spätestens bei der Aufnahme der Beschäftigung die Bescheinigung über die ärztliche Erstuntersuchung vor, so muss der Ausbildende die Beschäftigung ablehnen.

Nachuntersuchung

Ein Jahr nach Beginn der Ausbildung, hat sich der Ausbildende die Bescheinigung eines Arztes darüber vorlegen zu lassen, dass der Minderjährige nachuntersucht worden ist (erste Nachuntersuchung). Die Nachuntersuchung darf nicht länger als drei Monate zurückliegen.
Der Ausbildende soll den Jugendlichen neun Monate nach Aufnahme der ersten Beschäftigung nachdrücklich auf den Zeitpunkt, bis zu dem der Minderjährige ihm die ärztliche Bescheinigung vorzulegen hat, hinweisen und ihn auffordern, die Nachuntersuchung bis dahin durchführen zu lassen.

Legt der Minderjährige die Bescheinigung nicht nach Ablauf eines Jahres vor, hat ihn der Ausbildende innerhalb eines Monats unter Hinweis auf das Beschäftigungsverbot nach Absatz 3 schriftlich aufzufordern, ihm die Bescheinigung vorzulegen. Der Minderjährige darf nach Ablauf von 14 Monaten nach Aufnahme der ersten Beschäftigung nicht weiterbeschäftigt werden, solange er die Bescheinigung nicht vorgelegt hat.

Nach Ablauf jedes weiteren Jahres nach der ersten Nachuntersuchung kann sich der Minderjährige erneut nachuntersuchen lassen (weitere Nachuntersuchungen). Der Ausbildende soll ihn auf diese Möglichkeit rechtzeitig hinweisen und darauf hinwirken, dass der Minderjährige ihm die Bescheinigung über die weitere Nachuntersuchung vorlegt.

Untersuchungsberechtigungsschein für die ärztliche Untersuchung

Für die Inanspruchnahme der ärztlichen Untersuchung benötigen Jugendliche einen Untersuchungsberechtigungsschein (UBS) gemäß Jugendarbeitsschutzuntersuchungsverordnung. Die Ausgabe der Untersuchungsberechtigungsscheine über die Meldebehörden wurde in Thüringen durch ein Online-Verfahren ersetzt. Der Antrag auf Ausstellung eines Untersuchungsberechtigungsscheines mit ID kann ab Mitte Januar 2025 online gestellt werden. 

Informationen einschließlich dem Zugang zum digitalen Antrag stehen auf der Homepage des Thüringer Landesamtes für Verbraucherschutz unter dem folgenden Link zur Verfügung: https://verbraucherschutz.thueringen.de/ubs .

Weitere Links und Informationen:

• TLV-Flyer zum Untersuchungsberechtigungsschein (UBS)
• Erklärfilm zum digitalen Antragsverfahren
• Merkblatt zum Untersuchungsberechtigungsschein
• Untersuchungsberechtigungsschein beantragen im Thüringer Zuständigkeitsfinder
• Verordnung über die ärztliche Untersuchung nach dem Jungendarbeitsschutzgesetz
• §§ 32 ff. Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG)

Kosten

Es entstehen weder dem Betrieb noch dem Auszubildenden Kosten für die Untersuchungen. Die Kosten der Untersuchung trägt das Land (§ 44 JarbSchG).

Aufbewahrung und Aushändigung

Der Ausbildende muss die für ihn bestimmten Bescheinigungen über die ärztlichen Untersuchungen bis zum Ende der Ausbildung, längstens jedoch bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres des Auszubildenden, aufbewahren und dem Gewerbeaufsichtsamt sowie der Berufsgenossenschaft auf Verlangen zur Einsicht vorlegen oder einsenden.

Scheidet der Jugendliche aus dem Beschäftigungsverhältnis aus, sind ihm mit den sonstigen Papieren auch die Untersuchungsbescheinigungen auszuhändigen.

Nur unter bestimmten Voraussetzungen kann ein Ausbildungsvertrag vorzeitig beendet und die Ausbildung in einem anderen Betrieb fortgesetzt werden. Die Möglichkeiten für die Kündigung von Ausbildungsverhältnissen sind durch das Berufsbildungsgesetz sowohl für Ausbildungsbetriebe als auch für Auszubildende erheblich eingeschränkt.

Kündigung in der Probezeit

Während der Probezeit können beide Vertragsparteien schriftlich, jederzeit fristlos und ohne Angabe von Gründen kündigen.

Kündigung nach der Probezeit

Auszubildende können nach der Probezeit ihre Ausbildung nicht ohne weiteres im gleichen Beruf in einem anderen Betrieb fortsetzen. Das Berufsbildungsgesetz (BBiG) sieht einen Wechsel des Ausbildungsbetriebes grundsätzlich nicht vor. Zunächst gilt der Grundsatz: Verträge sind einzuhalten.

Nach der Probezeit kann von den Vertragsparteien nur „aus wichtigem Grund“ schriftlich ohne Einhalten einer Kündigungsfrist gekündigt werden. Die Kündigungsgründe dürfen zum Zeitpunkt der Kündigung nicht länger als zwei Wochen bekannt sein.

Ein sogenannter wichtiger Grund ist ausschließlich dann gegeben, wenn die Fortsetzung des bestehenden Vertragsverhältnisses unzumutbar ist. Es sind jedoch sehr strenge Maßstäbe dafür anzulegen, ob ein wichtiger Grund vorliegt. Dies ist für den Einzelfall zu prüfen. Nutzen Sie hierfür das Beratungsangebot der IHK.

Vier Wochen Kündigungsfrist

Nur wenn Auszubildende die Ausbildung aufgeben wollen (bspw. um zu studieren), oder einen anderen Beruf erlernen möchten, kann mit einer Frist von vier Wochen schriftlich und unter Angabe des Kündigungsgrundes gekündigt werden.

Aufhebungsvertrag

Oft ist eine Beendigung im beiderseitigen Einvernehmen einer Kündigung vorzuziehen: Vor Abschluss eines Aufhebungsvertrages sollte jedoch versucht werden, das Ausbildungsverhältnis durch die Vermittlung der IHK-Ausbildungsberaterinnen und Ausbildungsberater oder durch eine Schlichtung zu erhalten. Betrieb und Auszubildende/-r schließen gemeinsam einen Aufhebungsvertrag. Dabei muss weder ein Grund angegeben noch eine Frist eingehalten werden. Die Ausbildung kann dann in einem anderen Betrieb auch im gleichen Ausbildungsberuf fortgesetzt werden.

Vertrag mit neuem Ausbildungsbetrieb

Mit dem neuen Ausbildungsbetrieb ist ein neuer Ausbildungsvertrag abzuschließen. Der Ausbildungsbetrieb kann die zurückgelegte Ausbildungszeit anerkennen. Der zeitliche Umfang der Anerkennung der bereits geleisteten Ausbildungszeit ist vorab mit der IHK abzustimmen und durch Betrieb und Azubi im neuen Ausbildungsvertrag zu vereinbaren. In jedem Fall muss eine neue Probezeit (von mindestens einem und maximal vier Monaten) vereinbart werden.

Was tun, wenn sich ein Abbruch oder eine Vertragslösung nicht vermeiden lässt?

Bitte beachten Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen eines Ausbildungsabbruches, damit keine Gefahr von Rechtsstreitigkeiten droht (vgl. §22 BBiG): Die Kündigung muss schriftlich und unter Angabe des wichtigen Kündigungsgrundes erfolgen (§ 22 Abs. 3 BBiG). Eine fehlende Begründung kann nicht nachgereicht werden.

Der wichtige Grund, auf den sich die Kündigung stützt, muss so genau bezeichnet werden, dass der Empfänger eindeutig erkennen kann, um welche konkreten Vorfälle es sich handelt. Erforderlich sind hierbei Angaben über Zeit (Datum, Uhrzeit), Ort und Art des Vertragsverstoßes. Schlagwortartige Hinweise wie „Störung des Betriebsfriedens“, „untragbares Verhalten“ oder „häufiges Zuspätkommen“ genügen nicht.

Eine Kündigung, die nicht schriftlich erfolgt oder in der die Kündigungsgründe nur unzu­reichend angegeben werden, ist nichtig. Ein Nachreichen der Kündigungsgründe ist nicht zulässig.

Wenn es einen Betriebsrat gibt, muss dieser vor Ausspruch der Kündigung angehört werden. Die Gründe für die Kündigung müssen dem Betriebsrat mitgeteilt werden (§ 102 BetrVG).

In jedem Fall sollten Sie Ihren Azubi auf die rechtlichen Folgen eines Ausbildungsabbruches aufmerksam machen, der unter Umständen auch Diskussionen mit der Agentur für Arbeit oder ggf. der Ausländerbehörde (bei Azubis aus Drittstaaten) hervorrufen kann. Fordern Sie Ihren Azubi bitte auch dazu auf, die Beratungsleistungen der Agentur für Arbeit in Anspruch zu nehmen.

Ist das Ausbildungsverhältnis beendet, so informieren Sie bitte die IHK darüber, damit das Ausbildungsverhältnis aus dem Ausbildungsverzeichnis gelöscht werden kann. Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn sich ein Abbruch oder eine Lösung des Vertrags nicht vermeiden lässt. Ziehen Sie nicht gleich die Konsequenz, nie wieder ausbilden zu wollen.

Grundregeln für Ausbildungsabbrüche

Beachten Sie als Ausbildungsbetrieb bitte folgende Grundregeln bei einem Ausbildungsabbruch:

• Grundsätzlich sollte ein Ausbildungsabbruch im Vorfeld juristisch abgeklärt werden. Hierfür können Sie auch die Beratungsangebote der IHK nutzen.
• Weisen Sie Ihren Azubi darauf hin, die Beratungsleistungen der Agentur für Arbeit in Anspruch zu nehmen.
• Falls ein Azubi, obwohl nicht gekündigt, nicht mehr im Betrieb erscheint, mahnen Sie einige Male ab und sprechen dann eine Kündigung aus. Andernfalls läuft das Ausbildungsverhältnis für Sie mit unabsehbaren Folgen weiter.

Wann kann ein Schlussstrich unter ein Ausbildungsverhältnis sinnvoll sein?

Ein Ausbildungsverhältnis zu beenden, kann während der Probezeit sinnvoll sein. Schließlich ist die Probezeit dazu da, dass sich beide Vertragsparteien einer gegenseitigen Prüfung unterziehen. Werden Ausbildungsverhältnisse bereits während der Probezeit beendet, können frühzeitig erkannte gesundheitliche Probleme oder auch die Erkenntnis, dass dies eben nicht die richtige Berufswahl war, die Ursache sein. Eine Beendigung des Ausbildungsverhältnisses kann in solchen Fällen durchaus sinnvoll sein, denn mit fortschreitender Ausbildungszeit werden solche Probleme nicht kleiner, sondern größer.

Der Urlaubsanspruch ist im Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) und im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Das Jugendarbeitsschutzgesetz ist als Rechtsgrundlage für die Gewährung des gesetzlichen Mindesturlaubs zu berücksichtigen, wenn der Auszubildende zu Beginn des Kalenderjahres das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat.

Das Bundesurlaubsgesetz gilt für alle Arbeitnehmer sowie für Auszubildende als Mindestregelung, die zu Beginn des Kalenderjahres das 18. Lebensjahr bereits vollendet haben. Der Jahresurlaub beträgt mindestens 24 Werktage* beziehungsweise 20 Arbeitstage** (§ 3 BUrlG). Beginnt das Ausbildungsverhältnis am 1. August oder später, ist der Urlaubsanspruch je nach zugrunde liegender Regelung zu Zwölfteln. Bruchteile von mindestens einem halben Tag werden aufgerundet (§ 5 Abs. 2 BUrlG).

Übersicht Urlaubsanspruch Auszubildende:

Nutzen Sie gerne auch den IHK-Urlaubsrechner.

Sofern der Ausbildungsbetrieb eine tarifliche Regelung zugrunde legt, ist diese anzuwenden.

Achtung: Bei Ausbildungsbeginn vor dem 1. Juli oder Ausbildungsende nach dem 30. Juni hat der Auszubildende gemäß § 5 Abs. 1c BUrlG mindestens den vollen gesetzlichen Urlaubsanspruch von 24 Werktagen (20 Arbeitstagen).

Bei einer zwei- oder dreijährigen Ausbildung, die am 1. August oder 1. September beginnt und die nicht verkürzt wird, hat der Auszubildende im letzten Ausbildungsjahr den vollen Urlaubsanspruch.

*Werktage sind alle Tage, außer Sonntage und Feiertage, von Montag bis Samstag (Sechs-Tage-Woche).
**Arbeitstage sind die Wochentage von Montag bis Freitag (Fünf-Tage-Woche)

Die Betreuung von Ausbildungs- und Umschulungsstätten sowie die Durchführung der entsprechenden Prüfungen verursachen Kosten. Gebühren für die Eintragung und Betreuung eines Berufsausbildungs- oder Umschulungsvertrages sowie Prüfungsgebühren sind im aktuell gültigen Gebührentarif der IHK Südthüringen festgelegt.　

Die jeweiligen Gebührenbescheide gehen i.d.R. dem Ausbildungsunternehmen zu.　

30 Tage nach Beginn der Ausbildung bzw. Umschulung wird ein Gebührenbescheid für die anfallenden Kosten für Eintragung und Betreuung versandt. 　

Die Gebühren für die einzelnen Prüfungsteile (Teil 1 bzw. Teil 2 Abschlussprüfung oder Zwischen- und Abschlussprüfung) werden erhoben, sobald der Prüfling im System als "zugelassen" erfasst ist. 　

In den Gebühren nicht enthalten sind etwaige Kosten für Material und Rohstoffe sowie Kosten für Ausbildungsmittel, sofern sie im Zusammenhang mit der Prüfung entstehen, wie z. B. Kosten für Prüfungsstützpunkte. Hierzu geht eine gesonderte Rechnung gemäß Entgeltkatalog bzw. Einzelaufstellung zu.