Industrie- und Handelskammer Südthüringen
Bahnhofstraße 4 - 8
98527 Suhl

Die Industrie- und Handelskammer Südthüringen (IHK) ist verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts

Verantwortlicher: Hauptgeschäftsführer Dr. Ralf Pieterwas
Telefon: +49 3681 362-301
Fax: +49 3681 362-300
E-Mail: pieterwas@suhl.ihk.de

Datenschutzbeauftragter: Holger Fischer
Telefon: +49 3681 362-114
Fax: +49 3681 362-320
E-Mail: datenschutz@suhl.ihk.de

Zuständige Aufsichtsbehörde: Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Dr. Lutz Hasse
Postfach 900455
99107 Erfurt
Telefon: 0361 573112900
Fax: 0361 573112904
E-Mail: poststelle@datenschutz.thueringen.de

Die Industrie- und Handelskammer Südthüringen (IHK) ist verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts.

Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:
Dr. Ralf Pieterwas
Hauptgeschäftsführer
Bahnhofstraße 4 - 8
98527 Suhl
E-Mail: pieterwas@suhl.ihk.de

Der behördliche Datenschutzbeauftragte ist:
Holger Fischer
Bahnhofstraße 4 - 8 in 98527 Suhl
E-Mail: datenschutz@suhl.ihk.de

I. Welche Daten werden zu welchen Zwecken verarbeitet?
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für die IHK Südthüringen einen hohen Stellenwert. Die IHK Südthüringen unterliegt als Körperschaft des öffentlichen Rechts den Vorschriften der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), spezialgesetzlichen Regelungen und dem Thüringer Datenschutzgesetz. Es ist uns wichtig, Sie darüber zu informieren, welche persönlichen Daten wir verarbeiten und zu welchen Zwecken. Das Gesetz zur vorläufigen Regelung des Rechts der Industrie- und Handelskammern (IHKG) enthält gesetzliche Regelungen zu einer Reihe von Zwecken:

Gemäß § 9 Abs. 1 Satz 1 IHKG sind die Industrie- und Handelskammern berechtigt, die nach § 14 Abs. 8 Satz 1 Nummer 1 und Satz 2 der Gewerbeordnung (GewO) sowie der Rechtsverordnung nach § 14 Abs.14 der GewO genannten Daten der Kammerzugehörigen zu folgenden Zwecken zu verarbeiten:

• Wahrnehmung des Gesamtinteresses der Wirtschaft, § 1 IHKG
• Förderung der gewerblichen Wirtschaft, § 1 IHKG
• Information und Beratung der Mitglieder, § 1 IHKG
• Erhebung von Beiträgen, § 3 IHKG
• Durchführung von Wahlen zur IHK-Vollversammlung, § 5 IHKG
• Übermittlung von Daten an nicht-öffentliche Stellen zur Anbahnung von Geschäftsbeziehungen  oder sonstigen dem Wirtschaftsverkehr dienenden Zwecken, § 9 IHKG

Entsprechend dieser Berechtigung haben wir folgende Angaben zu Ihrer Person bzw. zu Ihrem Unternehmen gespeichert:

• Familienname
• Vorname
• Geburtsdatum
• Anschrift
• Rechtsform
• Firma
• Gründungsdatum
• Datum der Gewerbeanzeige (auch An- und Abmeldung)
• Wirtschaftszweig
• Wirtschaftszweigschwergewicht
• Bezieher IHK-Zeitschrift
• Datensperrkennzeichen

Diese Daten wurden uns entsprechend der oben genannten gesetzlichen Grundlage von der zuständigen Gewerbebehörde übermittelt. Zweck der Speicherung dieser Daten ist die Erfüllung der uns nach dem IHKG oder anderen Gesetzen übertragenen Aufgaben (z. B. Berufsbildung).

Neben den oben angeführten Angaben haben wir für unsere internen Verwaltungszwecke weitere folgende Daten gespeichert:

• Beginn der Mitgliedschaft in der IHK
• Zeitpunkt der letzten Änderung
• Identnummer
• Grundsätzliche Beitragspflichtigkeit
• Vollstreckungsbehörde
• Wahlgruppe und -bezirk betreffend die Kammerwahlen

Diese Daten wurden von uns selbst angelegt und werden ausschließlich zu Verwaltungszwecken verarbeitet. Eine Übermittlung an Dritte erfolgt nicht mit Ausnahme von für die Wahl zur Vollversammlung relevanten Daten.

Gemäß § 9 Abs. 2 IHKG sind die Industrie- und Handelskammern weiter berechtigt, zur Festsetzung der Beiträge Kammerzugehöriger die Bemessungsgrundlagen bei den Finanzbehörden zu erheben. Dementsprechend haben wir von Ihnen folgende Daten gespeichert:

• Steuernummer
• Bemessungsgrundlagen, d.h. Gewerbeerträge der Beitragsjahre
• Vorläufige Bemessungsgrundlagen, d.h. Gewerbeerträge, die den vorläufigen Veranlagungen zugrunde liegen.

Über diese Daten verfügen wir gemäß § 9 Abs. 2 IHKG aufgrund der Übermittlung durch die Finanzämter. Diese Daten werden ausschließlich zum Zweck der Beitragsfestsetzung verarbeitet. Eine Übermittlung dieser Daten an Dritte erfolgt nicht.

Ergänzend zu internen Verwaltungszwecken haben wir zu diesem Bereich noch folgende Daten gespeichert:

• zum Soll gestellte, d. h. veranlagte Grundbeiträge und Umlagen sowie das jeweilige Datum des Bescheids.
• bezahlte Grundbeiträge und Umlagen sowie das jeweilige Datum der Zahlung sowie die Zahlungswege.

Diese Daten wurden von uns selbst angelegt und werden grundsätzlich ausschließlich zu internen Verwaltungszwecken verwendet. Eine Übermittlung solcher Daten an nicht-öffentliche Stellen erfolgt nicht.

Lediglich Angaben über offene Beträge der von uns festgesetzten Beiträge werden gegebenenfalls an öffentliche Stellen weitergegeben, sofern dies zur Erfüllung unserer Aufgaben oder der anfragenden öffentlichen Stelle erforderlich ist. Namentlich sind hier die Fälle der Beitreibung, Gewerbeuntersagung oder der Widerruf gewerberechtlicher Erlaubnisse zu nennen. Andere der genannten Daten werden auch an öffentliche Stellen nicht weitergegeben.

Unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden die Daten so lange gespeichert, wie eine Mitgliedschaft bei der IHK Südthüringen besteht. Darüber hinaus haben die Industrie- und Handelskammern gemäß § 1 IHKG folgende weitere Aufgaben:

• Erstellung von Gutachten
• Bestellung und Vereidigung von Sachverständigen
• Ausgabe von Ursprungszeugnissen (unter anderem Carnets)
• Beglaubigungen
• Durchführung von Sach- und Fachkundeprüfungen gemäß spezialgesetzlicher Regelungen
• Erlaubnisverfahren (z.B. Versicherungsvermittler) gemäß spezialgesetzlicher Regelungen
• Eintragung in das Vermittlerregister gemäß § 11a GewO (z.B. Finanzanlagenvermittler) gemäß spezialgesetzlicher Regelungen
• wirtschaftspolitische Interessenvertretung auf Landes-, Bundes- und Europaebene mit Abgeordneten und Vertreten von Ministerien, Institutionen und Verbänden
• Stellungnahmen gegenüber Ministerien, Institutionen, Verwaltungen und Gerichten
• Stellungnahmen zu Bürgschaften, Beteiligungen und Finanzierungshilfen
• Verwaltung und Betreuung der ehrenamtlichen Mitglieder in den Gremien und Ausschüssen der IHK Südthüringen
• Betreiben von Schlichtungsstellen
• Führen von Registern und Verzeichnissen
• Überwachung der Berufsausbildung und der beruflichen Umschulung
• Umsetzung des Prüfungswesens in der Aus- und Fortbildung

Zur Erfüllung dieser Aufgaben speichern wir relevante personenbezogene Daten. Diese können sein:

• Name und Anschrift / andere Kontaktdaten
• Geburtsdatum/-ort
• Geschlecht
• Staatsangehörigkeit
• Registrierungsnummern (für Erlaubnisverfahren)
• Versicherungsnachweise (für Erlaubnisverfahren)
• Angaben zu Kenntnissen und Qualifikationen
• Angaben bzw. Maßnahmen im Rahmen der Erlaubniserteilung

Weiterhin haben die Industrie- und Handelskammern gemäß § 1 IHKG i. V. m. §§ 32, 76 Berufsbildungsgesetz (BBiG) u. a. die Berufsbildung zu überwachen. Im Rahmen unserer Pflicht zur Überwachung der Ausbildung müssen wir uns ein umfassendes Bild vom Ausbildungsbetrieb machen. Zur Erfüllung dieser Aufgabe speichern wir bei Ausbildungsbetrieben zusätzlich folgende Daten:

• Namen und Geburtsdaten der Ausbilder sowie Art der fachlichen Eignung
• Anzahl der zusätzlichen Fachkräfte
• aktuelle Zahl der Auszubildenden in den jeweiligen Ausbildungsjahren
• Namen, Anschriften, Geburtsdaten und Prüfungstermine der aktuellen Auszubildenden
• aktuelle und frühere Ausbildungsverträge des Betriebes (d. h. Name des jeweiligen Azubis, Vertragsbeginn und -ende)
• Beschwerden
• Besuchsberichte (Inhalt: Grund des Besuchs, Name des Ausbildungsberaters, Namen der Gesprächspartner, Stichworte zum Gesprächsinhalt).

Die Überwachungspflicht beginnt mit dem ersten Ausbildungsverhältnis und endet erst, wenn ein Betrieb nicht mehr existiert oder nicht mehr ausbildet. Die Daten werden ausschließlich zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten im Rahmen der Ausbildung gespeichert.

Bei ehrenamtlich in der Vollversammlung, in Ausschüssen etc. für die IHK Südthüringen tätigen Personen erfolgt eine Verarbeitung der für die Arbeit des Gremiums erforderlichen personenbezogenen Daten, insbesondere von Name, Vorname und Kontaktdaten, auf der Grundlage der §§ 4, 5, 6, 8 IHKG sowie §§ 4, 7, 8 der Satzung der IHK Südthüringen.

Soweit eine personenbezogene Datenverarbeitung auf Grundlage der Übertragung hoheitlicher Aufgaben (Gewerbeordnung, Berufsbildungsgesetz, etc.) erfolgt, basiert die Datenverarbeitung auf der Grundlage der gesetzlich vorgegebenen Daten, die zur Erfüllung des hoheitlichen Zwecks erforderlich sind. Dies sind insbesondere Kontaktdaten wie Name. Anschrift, Geburtsdatum und Telekommunikationsdaten. Die vorgenannten Daten werden ebenfalls im Rahmen von Seminaren, Lehrgängen und Veranstaltungen der IHK Südthüringen verarbeitet. Sie werden nur für den vorgenannten Zweck erhoben und beruhen auf Vertrag oder Einwilligung. Die Einwilligung kann dabei jederzeit widerrufen werden.

Über unsere Veranstaltungsdatenbank (www.suhl.ihk.de) bieten wir verschiedene Weiterbildungsmöglichkeiten an. Zur Anbahnung und Durchführung von Veranstaltungen speichern wir von Teilnehmern folgende Daten:

• Name
• Anschrift
• Telefonnummer
• Faxnummer
• E-Mail-Adresse
• Ggf. Geburtsort, -datum
• Teilnahmezeitraum bzw. -datum
• Zugangsdaten zur Anlage der Nutzerprofile bei IHK-Online-Angeboten

Bei Kostenübernahme durch Rentenversicherungen, Jobcenter, Arbeitsämtern werden vom Arbeitgeber folgende Daten gespeichert:

• Firmenname (ggf. auch Angaben aus Gewerbeanmeldung)
• Anschrift (ggf. auch Hauptniederlassung)
• Name Ansprechpartner
• Telefonnummer
• Faxnummer
• E-Mail-Adresse

Von Dozenten speichern wir folgende Daten:

• Name
• Anschrift
• Telefonnummer
• Faxnummer
• E-Mail-Adresse
• ggf. Firmenanschrift
• Steuer-/Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Kontodaten (IBAN, BIC)

Die Daten werden gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DS-GVO im Rahmen der Auftragserfüllung und Rechnungsstellung benötigt und verwendet. Auf Bescheinigungen zu besuchten Veranstaltungen werden die persönlichen Teilnehmerdaten (Vorname, Name und Geburtsdatum) vermerkt. Außerdem werden die Vor- und Nachnamen sowie die E-Mail-Adressen der Teilnehmer sowie die E-Mail-Adressen der Dozenten für die Anwesenheitserfassung benötigt.

Eine weitere Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten bildet die Erfüllung eines Vertrages (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO), dessen Vertragspartei die betreffende Person ist oder die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgt.

Dienstleistungen der IHK Südthüringen
Hierzu gehören Dienstleistungen der IHK Südthüringen, insbesondere:

• Informationsveranstaltungen sowie entgeltliche Veranstaltungen, Seminare und Lehrgänge
• Beratungen von Existenzgründern und Freiberuflern sowie im Rahmen der Unternehmensnachfolge
• Branchentreffs und Unternehmerstammtische
• Rechtsinformationen, Informationen zu Wirtschaftsstrukturdaten
• Beratung mit Unternehmen mit Kreditinstituten und Förderbanken zur Unternehmensfinanzierung

Verträge der IHK Südthüringen mit Dienstleistern und Werkunternehmen
Ferner umfasst diese Rechtsgrundlage die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Verträgen der IHK Südthüringen mit Dienstleistern und Werkunternehmern einschließlich deren Mitarbeiter, insbesondere in den Bereichen.

• IT-Dienstleistungen und Telekommunikation
• Facilitymanagement
• Büromanagement
• Veranstaltungsmanagement (Catering, Dozenten und Referenten)
• Vermietungen und externe Anmietungen
• Gestaltungs- und Druckdienstleistungen
• Finanzdienstleistungen (Versicherungen, Bankinstitute, Zahlungsdienstleister, Wirtschaftsauskunfteien)

Soweit die IHK Südthüringen eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO) der betroffenen Person zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt wurde, bildet dies Einwilligung hierfür die Rechtsgrundlage. Derartige Zwecke sind insbesondere:

• Bestellung eines Newsletters zu unterschiedlichen Themengebieten und Zeitpunkten
• Datenübermittlung personenbezogener Daten mit Dritten, insbesondere bei Landes- und Bundesbestenehrungen, bei Stellungnahmen zu Bürgschaften, Beteiligungen und Finanzierungshilfen, an das IfS zur Führung des Sachverständigenverzeichnisses, etc.
• Veröffentlichung von personenbezogenen Daten sowie einer bildlichen Darstellung der betroffenen Person in Printmedien bzw. im Internet

Die Einwilligung, auch soweit diese bereits vor dem 25. Mai 2018 erteilt wurde, kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf kann per Post an die IHK Südthüringen, Bahnhofstraße 4-8, 98527 Suhl, per Fax an +49 3681 362-100 oder per E-Mail an datenschutz@suhl.ihk.de übermittelt werden. Verarbeitungen personenbezogener Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs werden hiervon nicht berührt. Bei Widerruf der Einwilligung wird die entsprechende Datenverarbeitung gesperrt.

Die Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt (Art. 6 Abs. 1 e DS-GVO), stellt ferner eine Rechtsgrundlage für Verarbeitung personenbezogener Daten dar. Ein solches öffentliches Interesse ist insbesondere gegeben bei:

• Bestätigungen der Echtheit ausgestellter Zeugnisse, Erlaubnisse, Urkunden
• Erteilung von Zweitschriften
• Ehrungen
• Benennung von Sachverständigen

 
II. Übermittlung von Daten
Grundsätzlich erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese die Vertraulichkeit und unsere datenschutzrechtlichen Weisungen (z.B. in Form einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung oder einer Vertraulichkeitsvereinbarung) wahren.

Hinsichtlich der Übermittlung dieser Daten ist zu unterscheiden zwischen der Weitergabe an öffentliche und nicht-öffentliche Stellen:

a) Öffentliche Stellen

Zur Wahrung berechtigter Interessen von Dritten, zur Verfolgung von Straftaten oder zur Abwehr von Gefahren für die staatliche oder öffentliche Sicherheit sind wir gesetzlich verpflichtet, die personenbezogenen Daten auf schriftliche Aufforderung an befugte Stelle zu übermitteln. Ferner werden die vorstehend genannten Daten von uns an öffentliche Stellen weitergegeben, sofern dies zur Erfüllung unserer Aufgaben oder der Aufgaben der anfragenden öffentlichen Stelle erforderlich ist oder eine gesetzliche Grundlage besteht.

Öffentliche Stellen, die von uns Daten erhalten, können unter anderem sein:

• Jobcentren oder Arbeitsämter/Arbeitsagenturen
• Förderstellen wie die Thüringer Aufbaubank oder das Thüringer Landesverwaltungsamt
• Projektstellen in Ministerien
• Landratsämter und Kommunen der Region
• Landesverwaltungsamt

In bestimmten Fällen müssen Daten übermittelt werden, damit entsprechend belegt werden kann, ob die Teilnehmer von Förderprojekten auch anwesend waren bzw. ob sie die Förderkriterien erfüllen. Erst dann wird gemäß des jeweiligen Förderprogramms bzw. der Kriterien der einzelnen externen Stellen der Fördermittelzuschuss bewilligt.

b) Nicht-öffentliche Stellen

Hinsichtlich der Übermittlung von Daten an nicht-öffentliche Stellen gilt, dass die von der IHK Südthüringen erhobenen Daten nur zu den Zwecken weitergegeben werden dürfen, zu denen sie rechtmäßiger Weise erhoben wurden. Hinsichtlich der oben angeführten Daten bedeutet dies folgendes:

Name, Firma, Anschrift und Wirtschaftszweig Ihres Unternehmens (Kammermitglied) dürfen von uns im Einzelfall an Dritte weitergegeben werden, soweit dies der Förderung des Wirtschaftsverkehrs bzw. der Anbahnung von Geschäftskontakten dient. Hierzu verweisen wir auf § 9 Abs. 4 Satz 1 IHKG, der dies ausdrücklich regelt.

Hinsichtlich der übrigen in der Gewerbemeldung enthaltenen Daten gilt Folgendes: Gemäß § 9 Abs. 4 Satz 2 IHKG ist die IHK Südthüringen berechtigt, auch diese Daten zur Anbahnung von Geschäftskontakten und anderen dem Wirtschaftsverkehr dienenden Zwecken an Dritte weiterzugeben, sofern Sie keinen Widerspruch dagegen eingelegt haben.

c) Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung von Daten der IHK-Mitglieder findet nicht statt. Nur bei Vorliegen einer Einwilligung dazu werden Daten z. B. an Auslandshandelskammern übermittelt.

III.   Wo werden meine Daten verarbeitet?
Ihre Daten werden grundsätzlich in Deutschland verarbeitet. Nur in Einzelfällen und im gesetzlich zulässigen Rahmen findet die Datenverarbeitung auch im Ausland statt.

Die IHK Südthüringen unterliegt als öffentliche Stelle den Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), spezialgesetzlicher Regelungen und dem Thüringer Landesdatenschutzgesetz. Die IHK lässt die Daten auch von Dienstleistern verarbeiten.

IV.   Wie lange werden die Daten aufbewahrt?
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange es für die Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben oder vertraglichen Pflichten erforderlich ist. Ist eine Aufbewahrung zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden die Daten regelmäßig gelöscht, es sei denn, dass

• eine Löschung aufgrund handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen nicht zulässig ist. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung betragen höchstens 10 Jahre, und / oder
• Vorschriften des Gesetzes über die Pflege und Nutzung von Archivgut (ThürArchivG) entgegenstehen, und / oder
• Eine Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen von Verjährungsvorschriften (z.B. Leistungsnachweise im Rahmen der Berufsausbildung) erforderlich ist. Diese Verjährungsfristen können bis zu 30 Jahre betragen (vgl. §§ 195 ff BGB), wobei die regelmäßige gesetzliche Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

In allen anderen Fällen besteht ein Löschkonzept.

V.    Betroffenenrechte

Kann ich Auskunft über meine gespeicherten Daten erhalten?
Sie können unentgeltlich Auskunft über den Umfang, die Herkunft und die Empfänger der gespeicherten Daten sowie den Zweck und die Dauer der Speicherung verlangen.

Kann ich Daten berichtigen oder löschen lassen?
Sie können jederzeit verlangen, dass unrichtige Daten berichtigt werden. Die Löschung Ihrer Daten hängt von der Rechtsgrundlage der Verarbeitung und der oben genannten Pflicht der IHK Südthüringen zur Übergabe an die Archive ab. Dies gilt auch per Vertrag oder Einwilligung zur Verfügung gestellte Daten. Dies gilt für IT-gestützte Verarbeitungen und entsprechende technische Möglichkeiten.

Wer ist mein Ansprechpartner, wenn ich Fragen zum Datenschutz habe?
Sie können jederzeit schriftlich Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten und gegebenenfalls deren Berichtigung und/oder Löschung und/oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Zu diesem Zweck und/oder um nähere Informationen hierüber zu erhalten, wenden Sie sich gerne an die im Impressum genannte Kontaktadresse.

Sollten Sie Fragen, Kommentare oder Anfragen bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben, wenden Sie sich bitte ebenfalls an uns unter den angegebenen Kontaktdaten. Sie können sich alternativ auch an den Datenschutzbeauftragten der IHK Südthüringen wenden. Kontaktdaten: Holger Fischer, Bahnhofstraße 4 - 8 in 98527 Suhl, datenschutz@suhl.ihk.de.

Wo kann ich mich bei Datenschutzverstößen beschweren?
Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Dr. Lutz Hasse, Postfach 90 04 55 in 99107 Erfurt
E-Mail: poststelle@datenschutz.thueringen.de

Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserem Internetauftritt verfügbar. Bitte besuchen Sie unseren Internetauftritt regelmäßig und informieren Sie sich über die jeweils geltenden Datenschutzbestimmungen.

Stand: 4. April 2018


Kontaktinformationen
IHK Südthüringen
Bahnhofstraße 4 - 8
98527 Suhl
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Fax: +49 3681 362-100
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• Personendaten, zum Beispiel: Vor- und Zuname 
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