Einwurf-Einschreiben beweist den Zugang nicht – wie Arbeitgeber jetzt zustellen sollten
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 7. Mai 2026 (Az. 2 AZR 184/25) entschieden, dass ein Einwurf-Einschreiben nicht mehr ausreicht, um den Zugang eines Schreibens (Kündigung, Einladung BEM, etc.) rechtssicher nachzuweisen. Die Vorinstanz, Landesarbeitsgericht (LAG) Hamburg, hatte zuvor entschieden, selbst wenn die Post den Einwurf dokumentiert, gilt das nicht automatisch als Beweis dafür, dass das Schreiben tatsächlich beim Empfänger angekommen ist. Der Einlieferungsbeleg begründet keinen Anscheinsbeweis mehr, da das moderne digitale Zustellverfahren der Deutschen Post den tatsächlichen Einwurf nicht lückenlos dokumentiert. Konkret wurde ausgeführt: „… Zwar erhöht die Vorgabe der Deutschen Post, die Sendung erst nach individueller Prüfung einzuwerfen, die Wahrscheinlichkeit einer ordnungsgemäßen Zustellung. Letztlich hängt die Wahrscheinlichkeit einer korrekten Zustellung aber von der Gewissenhaftigkeit des jeweiligen Zustellers und den Umgebungsfaktoren ab, etwa davon, wie viele Briefkästen in dem konkreten Fall neben- und übereinander hängen und ob der Postangestellte bei der Zustellung abgelenkt ist oder nicht. Insbesondere ist das Abscannen des Strichcodes – anders als das Abziehen des Peel-Off-Etiketts – auch möglich, wenn der Postangestellte noch weitere Sendungen in der Hand hält, was die Gefahr eines Fehlwurfs erhöht, zumal der Postangestellte die Zustellung nach den Vorgaben der Deutschen Post zu bestätigen hat, bevor er die Sendung in den Briefkasten legt“.
Angesichts der klaren Entscheidung sollten Arbeitgeber ihre internen Prozesse für die rechtssichere Zustellung wichtiger Dokumente vorsorglich anpassen. Verlassen Sie sich bei Kündigungen, Abmahnungen oder Einladungen zum betrieblichen Eingliederungsmanagement nicht unkritisch auf das moderne Einwurf-Einschreiben. Ohne den traditionellen, händisch unterzeichneten Auslieferungsbeleg droht der vollständige Beweisverlust. Auch das Übergabe-Einschreiben ist kritisch zu bewerten. Ein Übergabe-Einschreiben liefert eine Unterschrift des Empfängers und beweist damit den Zugang. Es gilt aber zu bedenken, dass der Empfänger die Annahme verweigern kann. Ist der Empfänger nicht zu Hause anzutreffen, muss er die Sendung binnen 7 Tagen bei der Post abholen. Dadurch kann die Zustellung sich verzögern oder scheitern.
Sichere Alternativen für eine wirksame Zustellung wäre die Übergabe des Dokuments während eines Personalgespräches unter Zeugen mit Empfangsbekenntnis. Weiterhin käme auch die Zustellung durch einen Boten in Betracht. Beauftragen Sie einen professionellen Kurierdienst oder einen zuverlässigen Mitarbeiter mit der Zustellung. Der Bote muss die persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung durchführen oder das Schreiben in den Briefkasten einwerfen und diesen Vorgang schriftlich protokollieren. Das Protokoll sollte Angaben dazu enthalten, um was für einen Briefkasten es sich handelte (Briefschlitz, einzelner Briefkasten oder Briefkastenanlage) und welcher Name auf dem Briefkasten steht, idealerweise mit Foto belegt. Ferner sollten Datum und Uhrzeit des Einwurfs protokolliert werden. Der Bote sollte gesehen haben, welches Schreiben in den Umschlag gelangt, damit er nicht nur den Einwurf, sondern auch den Inhalt bezeugen kann. Bei Bedarf kann der Bote später vor Gericht als Zeuge den Zugang beweisen. Die sicherste Form ist die Zustellung durch den Gerichtsvollzieher. Diese kommt bei besonders kritischen Schreiben in Betracht. Diese amtliche Zustellung bietet den höchsten Grad an gerichtsfester Dokumentation. Hierbei kommt es mitunter aber zu langen Vorlaufzeiten, sodass diese Art der Zustellung bei eiligen oder fristgebundenen Angelegenheiten ebenfalls meist ausscheidet.
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