Pflicht zur E-Rechnung gegenüber Bundesbehörden greift im November 2020

Ab 27. November 2020 greift die Verpflichtung für Lieferanten des Bundes und der Bundesbehörden zur Einreichung von E-Rechnungen. Zu den Bundesbehörden gehört auch die Bundeswehr, die z.T. von kleineren Unternehmen beliefert wird. E-Rechnungen sind verbindlich ab einem Schwellenwert von 1.000 Euro. Das bedeutet im Umkehrschluss: Ab dem genannten Stichtag dürfen Auftraggeber des Bundes keine Rechnungen mehr annehmen, die nicht den europäischen Vorgaben entsprechen. Einfache PDF-Rechnungen oder gar Rechnungen auf Papier werden dann zurückgewiesen und nicht mehr bezahlt. Seitens der Bundesländer verpflichtet sich lediglich Bremen zur Annahme von E-Rechnungen ab dem genannten Stichtag.

Die E-Rechnungsverordnung des Bundes legt fest, dass die E-Rechnungen grundsätzlich als XRechnung einzureichen sind. Technisch betrachtet handelt es sich bei der XRechnung um Daten im XML-Format. Alternativ erfüllt auch Rechnungen im Format ZUGFeRD 2.1 die Anforderungen des Bundes. Natürlich kann die Frage aufkommen, warum der Bund anstelle der weithin verbreiteten PDF-Rechnung einen neuen Standard setzen muss, auf den gerade kleine und mittlere Unternehmen nicht vorbereitet sind. Der Grund ist simpel: PDF-Rechnungen sind keine richtigen elektronischen Rechnungen. Ihre Datenbestandteile lassen sich im Unterschied zur XRechnung nicht oder nur schlecht und fehleranfällig elektronisch weiterverarbeiten. Daher erscheint es sogar denkbar, dass sich mittelfristig die XRechnung als Standard auch in der Privatwirtschaft durchsetzen kann.

Um Rechnungen an den Bund und Bundesbehörden versenden zu können, ist eine Registrierung auf der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes erforderlich. Grundsätzlich stehen aber mehrere Plattformen zur Verfügung, um Rechnungen an den Bund einzureichen. Nach der Registrierung können die XRechnungen per E-Mail, durch Eingabe via Webformular oder einen Webservice über PEPPOL (= Pan-European Public Procurement OnLine, kostenlose und kostenpflichtige Angebote) versendet werden. Zunehmend bieten Softwareanbieter an, die X-Rechnung aus dem eigenen ERP-System zu versenden.

Zusatzinformationen

Sehr informativ zum Komplex E-Rechnung/XRechnung ist das Webinar "Chancen ergreifen: Die E-Rechnung in Wirtschaft und Verwaltung" des Bundesverbands Bitkom, das im Juli stattfand und das der Verband kostenfrei zur Verfügung stellt. Seit September 2020 gibt es außerdem eine Informationsseite der Bundesregierung. Auf beide Angebote haben wir verlinkt.

Föderaler Flickenteppich: Die XRechnung in den Bundesländern

Thüringen wird ebenso wie die meisten anderen Bundesländer auch weiterhin die XRechnung nicht zur Pflicht machen. Bekannte Ausnahmen sind Bremen, das wie der Bund am 27. November 2020 startet, Brandenburg und Baden-Württemberg mit Start am 1. Januar 2022, Mecklenburg-Vorpommern mit Start am 1. April 2023 und Hessen mit Start am 18. April 2024. Bislang nicht festgelegt hat sich das Saarland. In den anderen Bundesländern haben die Unternehmen das Recht, ihre Rechnungen als XRechnungen zu stellen. Die Selbständigkeit der Bundesländer wird dadurch unterstrichen, dass nahezu jedes eine eigene Portallösung bereithält.

Unternehmen mit Kunden der öffentlichen Hand können sich auf Webseiten wie der des Verbands elektronische Rechnungen oder des Forums elektronische Rechnung Deutschland einen Überblick über die jeweils geltende Rechtslage verschaffen.

Lukas Schiffner
Lukas Schiffner
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Dr. Jan Pieter Schulz
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