Anforderungen an die Kassenführung

Jeder Buchführungspflichtige muss Bücher und Aufzeichnungen gem. §§ 140 - 148 AO, § 238 ff. HGB führen, welche auch die tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und -ausgaben (Kassenbuch) umfassen. Es besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht. Buchführungspflichtig sind insbesondere alle Kaufleute beziehungsweise Gewerbetreibende mit einem Jahresgewinn von mehr als 80.000 Euro beziehungsweise mehr als 800.000 Euro Umsatz.

Nicht buchführungspflichtige Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschussrechnung, sog. § 4 Abs. 3 - Rechner, ermitteln, sind nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet. Erforderlich ist aber auch hier eine Einzelaufzeichnung, die in der geordneten Ablage von Belegen bestehen kann. Führen Einnahmen-Überschussrechner allerdings auf freiwilliger Basis ein Kassenbuch, so muss auch dieses in vollem Umfang den gesetzlichen Anforderungen genügen.

Die gesetzlichen Regelungen sehen nach wie vor keine Festlegung hinsichtlich eines bestimmten Kassentyps vor. Eine Registrierkassenpflicht gibt es nach aktueller Rechtslage nicht. Der Steuerpflichtige kann sich frei entscheiden, ob er eine offene Ladenkasse oder eine Registrier- beziehungsweise PC-Kasse verwenden möchte. Wichtig ist, dass alle Einnahmen und Ausgaben vollständig und detailliert aufgezeichnet werden.

Offene Ladenkasse

Die offene Ladenkasse funktioniert ohne technische Unterstützung und wird deshalb auch Schubladenkasse genannt. Diese ist häufig bei Kleinstbetrieben oder Marktbeschickern anzutreffen. Da durch die Nichterfassung von Einnahmen ein besonderes Betrugsrisiko gegeben ist, sollten die Nutzer besonderes Augenmerk auf einen fortlaufend nummerierten, täglichen Kassenbericht legen. Dabei müssen die Tageseinnahmen durch Rückrechnung (retrograd) aus dem gezählten Kassenbestand richtig und nachvollziehbar ermittelt werden können (Kassensturzfähigkeit). Es empfiehlt sich überdies, die Unterzeichnung mit Datum und Uhrzeit (nach Geschäftsschluss) vorzunehmen. Das so ermittelte Tagesergebnis sollte in einem Kassenbuch vermerkt werden.

Beispiel eines Kassenberichtes

Tagesendbestand (Endbestand zum Geschäftsschluss)

./. Anfangsbestand (Kassenbestand am Ende des Vortages)
= Zwischensumme (Saldo aus Tageseinnahmen und Tagesausgaben)
+ Kassenausgaben des Tages
+ Geldtransit auf das betriebliche Konto oder weitere Kassen
+ Privatentnahmen
./. Privateinlagen
./. Sonstige Tageseinnahmen
____________________________________
= Summe der Kasseneinnahmen

Bei Bareinnahmen und -ausgaben gilt grundsätzlich die Einzelaufzeichnungspflicht, die nunmehr gesetzlich fixiert ist. Da sich diese jedoch „im Rahmen des Zumutbaren“ bewegen muss, kann hierauf insbesondere bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verzichtet werden.

Registrier- beziehungsweise PC-Kassen

Hinsichtlich des Einsatzes elektronischer Registrierkassen hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die besonderen Anforderungen und Aufbewahrungsmodalitäten detailliert festgelegt.

Anforderungen

Seit 2017 müssen die eingesetzten elektronischen Kassensysteme alle Einzeldaten unveränderbar und maschinell auswertbar speichern. 2020 sind in § 146a AO normierte Ordnungsvorschriften in Kraft getreten. Es wird verlangt, dass die von den Kassen vorgenommenen Aufzeichnungen zum Nachweis der Unveränderbarkeit der generierten Daten durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (tSE) zu schützen sind.

Sobald im Unternehmen Kassen mit einer tSE eingesetzt werden, muss nach Wortlaut des Gesetzes das Finanzamt gem. § 146a Abs. 4 AO mittels eines "amtlich vorgeschriebenen Datensatzes" informiert werden über Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen, Art der tSE und des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems, Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme, Seriennummer, Datum der Anschaffung und Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems. Diesen Datensatz gibt es seit Januar 2025.

Meldepflicht für elektronische Registrierkassen wird praktikabel

Die elektronische Übermittlungsmöglichkeit wird über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle zur Verfügung gestellt. Darüber informierte das BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024.

Mit der technischen Meldepflicht bestehen ab 2025 folgende Fristen:

Kassen(systeme)

• Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind den Finanzbehörden bis zum 31. Juli 2025 mitzuteilen.
• Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden. Gleiches gilt für die Außerbetriebnahme.
• Die Mitteilungspflicht besteht sowohl für angeschaffte als auch für gemietete und geleaste Systeme.
• Das BMF weist ausdrücklich darauf hin, dass bei einer Mitteilung stets alle in einer Betriebsstätte eingesetzten Aufzeichnungssysteme (in einer einheitlichen Mitteilung) zu übermitteln sind.

EU-Taxameter und Wegstreckenzähler

EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gelten ebenfalls als elektronische Aufzeichnungssysteme und unterliegen zudem besonderen Bestimmungen. Werden diese ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) betrieben, müssen die erforderlichen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchgeführt werden. Mit BMF-Schreiben vom 13. Oktober 2023 wurde hierfür jedoch eine Nichtbeanstandungsregelung längstens bis zum 31. Dezember 2025 geschaffen. Zudem wurde die Meldeverpflichtung für die Inanspruchnahme der Übergangsregelung bei EU-Taxametern mit INSIKA-Technologie bis Ablauf des Nichtbeanstandungszeitraumes suspendiert. 

• Bei EU-Taxametern und Wegstreckenzählern, die die o.g. Nichtbeanstandungsregelung in Anspruch nehmen, ist für diese Dauer von einer Mitteilung abzusehen.
• EU-Taxameter und Wegstreckenzähler, welche bis zum 1. Juli 2025 nachgerüstet werden, sind bis zum 31. Juli 2025 zu melden.
• Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte oder mit einer TSE ausgerüstete EU-Taxameter und Wegstreckenzähler sind spätestens innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Ausrüstung zu melden

Belegausgabepflicht an jeden Kunden

Seit 2020 gilt: Jeder, der aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems
erfasst, hat dem Kunden in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall einen Beleg auszustellen.
Dieser Beleg kann in Papierform oder auch elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Der Beleg hat die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben im Sinne des § 146a AO i.V.m. § 6 KassenSichV zwingend zu enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
2. das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns
3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
4. die Transaktionsnummer
5. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
6. die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.

Aufbewahrungsmodalitäten

Unterlagen im Sinne des § 147 Abs. 1 AO sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren, sofern sie mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind. Dieses betrifft Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzähler. Die Aufbewahrungsdauer beträgt regelmäßig zehn Jahre, wobei eine Verlängerung insbesondere durch eine Betriebsprüfung eintreten kann.

Grundsätzlich sind alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich der elektronisch erzeugten Rechnungen im Sinne von § 14 Umsatzsteuergesetz unveränderbar und vollständig aufzubewahren.

Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass alle Verkaufsvorgänge dokumentiert werden, wenn Warenverkäufe mit Hilfe eines modernen PC-Kassensystems erfasst werden. Dazu gehören: Datum, Zeit, Bediener/Verkäufer, Artikelbezeichnung, Anzahl und Einzelpreis sowie Gesamtpreis. Die Vorlage eines Tagesendsummenbons (sogenannter Z-Bon) ist nicht ausreichend. Da die Erfassung von tatsächlichen Geschäftsvorfällen vollständig erfolgen muss, sind Buchungsabbrüche nicht zulässig. Außerdem müssen alle Umsätze von Trainingsbedienern (Stichwort: Trainee-Taste) auf dem Tagesendsummen-Bon ausgewiesen werden. Gleiches gilt für die vollständige Nachvollziehbarkeit von Storno-Buchungen. Für Buchungen gilt der Grundsatz der Unveränderbarkeit, das heißt zwischenzeitlich erfolgte Änderungen müssen protokolliert werden und der ursprüngliche Inhalt muss erkennbar bleiben. Dieses gilt unter Umständen auch für Änderungen in Vorsystemen (Warenwirtschaft etc.) und im Stammdatensystem.

Vorzuhalten ist auch eine Verfahrensdokumentation, die neben einer allgemeinen Beschreibung der eingesetzten Kasse (Bedienungs- und Programmieranleitungen) auch eine technische Systemdokumentation sowie eine Dokumentation über Betriebszeiten und Anwender (Nutzungsprotokolle, Datenänderungen etc.) enthält.

Wenn formelle oder sachliche Mängel vorliegen, die so wesentlich sind, dass von ordnungsmäßiger Buchführung nicht mehr gesprochen werden kann, darf die Finanzverwaltung die Buchführung verwerfen, das heißt ihre Anerkennung versagen. Ob ein derart schwerwiegender Mangel tatsächlich gegeben ist, beurteilt sich danach, ob trotz des Mangels die Nachprüfung der Bilanz innerhalb einer angemessenen Frist möglich ist.

Das Vorliegen formeller Mängel in der Kassenführung reicht hierzu in der Regel nicht aus, dennoch geben diese einem Betriebsprüfer Anlass für weitergehende Prüfungen, um die Beweiskraft der Buchführung zu erschüttern. Liegt jedoch ein materieller Mangel vor – beispielsweise unvollständiges Verbuchen von Einnahmen – besteht grundsätzlich die Möglichkeit, die Ordnungsmäßigkeit der Kasse zu verwerfen. Dies eröffnet den Weg zu Sicherheitszuschlägen und Hinzuschätzungen (ggf. Vollschätzung) nach § 162 AO.

Verzichten Unternehmen auf die Einführung der in 2020 in Kraft getretenen Neuerungen (Belegausgabepflicht, tSE), sind Bußgelder in Höhe von bis zu 25.000 Euro möglich (§ 379 AO).

Bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Löschen von Daten oder bei Manipulationen in der Programmierung von Kassensystemen durch Kassenhersteller, Kassenaufsteller, Unternehmen im IT-Bereich oder andere Dritte liegt ein Straftatbestand vor, der eine Strafbarkeit nach § 274 Abs. 1 StGB (Urkundenunterdrückung) oder § 370 AO (Steuerhinterziehung/Beihilfe zur Steuerhinterziehung) für Steuerpflichtige und den IT-Kassendienstleister nach sich ziehen kann.