Ab Januar 2023 wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verbindlich

Als „Bürokratieabbau“ bezeichnet der DIHK in einem Video die neue elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), die zum 1. Januar 2023 verbindlich eingeführt wird. Tatsächlich wird ein gut eingeführtes, allerdings nicht medienbruchfreies analoges Verfahren durch ein digitales Verfahren ersetzt. Der vom Mitarbeiter transportierte gelbe Zettel ist dann Geschichte. Stattdessen müssen die Unternehmen die entsprechenden Daten elektronisch bei den Krankenkassen abrufen.

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist die Bestätigung eines Vertragsarztes oder Vertragszahnarztes über eine festgestellte Erkrankung eines gesetzlich versicherten Mitarbeiters, die diesen am Erbringen der Arbeitsleistung hindert. Jährlich werden ca. 77 Mio. Arbeitsunfähigkeiten festgestellt und die Bescheinigungen in vierfacher Ausführung ausgestellt – für die Ärzte, die Versicherten, die Krankenkassen und die Arbeitgeber.

Was ändert sich ab 2023?

Ab 1. Januar 2023 melden die Ärzte den Krankenversicherungen die Arbeitsunfähigkeitsdaten und die Unternehmen können diese in der Regel am Folgetag bei der Krankenkasse des Beschäftigten abrufen und direkt in ihre Software übernehmen. Einen Ausdruck der AU-Daten erhält nur noch der Beschäftigte für sich selbst. Die Mitarbeiter bleiben weiter in der Pflicht, ihre Krankheit feststellen zu lassen und dem Unternehmen unverzüglich zu melden. Nutzen die Unternehmen für die Personalplanung einen Beauftragten (z.B. Steuerberater), müssen sie diesen unverzüglich über die Krankmeldung des Mitarbeiters informieren, damit dieser die eAU bei der Krankenkasse abrufen kann.

Die eAU gilt auch im Fall von Minijobs (außer im Privathaushalt). Gegenwärtig kennt der Arbeitgeber die Krankenkasse seiner Minijobber in der Regel nicht, weil er ausschließlich mit der Minijob-Zentrale als zuständiger Einzugsstelle kommuniziert. Aus diesem Grund müssen die Unternehmen auch von ihren Minijobbern Angaben zur Krankenkasse abfragen.

Für die Umstellung auf das neue eAU-Verfahren müssen die Unternehmen allerdings Vorkehrungen treffen. Sie müssen ihre Software anpassen, möglicherweise sind weitergehende Abstimmungen zwischen verantwortlichen Mitarbeitern und Dienstleistern erforderlich.

Welche Vorteile hat die eAU?

Ist die eAU erst einmal etabliert, liegen die Vorteile auf der Hand:

• Die eAU wird sicherer an Unternehmen und Krankenkasse zugestellt als bislang, wo die Verantwortung hierfür beim Mitarbeiter liegt;
• Die eAU beseitigt Medienbrüche und reduziert die Erstellungs- und Übermittlungskosten;
• Die eAU sorgt für die lückenlose Dokumentation bei den Krankenkassen.

Die eAU funktioniert natürlich nur dann, wenn in der Arztpraxis Internet verfügbar ist und die Arztpraxis die Patientendaten im vorgesehenen Zeitrahmen an die Krankenkassen übermittelt. Sonst kann es beim Abruf der eAU zu einer zeitlichen Verzögerung kommen, weil der Arzt dann der Krankenkasse eine Ersatzbescheinigung auf dem Postweg zustellt

Da die eAU die bisherige Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung des Arbeitnehmers beim Arbeitgeber ersetzt, sind die arbeitsvertraglichen Verpflichtungen des Arbeitnehmers bei Krankschreibung durch Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung obsolet. Der Wegfall der Verpflichtung zur Vorlage führt zur Unwirksamkeit der entsprechenden Klausel im Arbeitsvertrag und birgt die Gefahr, dass der gesamte Arbeitsvertrag unwirksam sein könnte. Diesbezüglich sollte eine Anpassung erfolgen. Zumindest sollte, sofern noch nicht geschehen, eine sogenannte „Salvatorische Klausel“ in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden.