Meldepflicht für elektronische Registrierkassen wird praktikabel

Wer ein elektronisches Kassensystem, EU-Taxameter oder Wegstreckenzähler im Einsatz hat, muss dem Finanzamt innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme einen amtlich vorgeschriebenen Datensatz melden. So wurde es 2016 ins Kassengesetz geschrieben, das 2020 in Kraft trat. Der Gesetzgeber war jedoch schneller als die Programmierer. Zum 1. Januar 2025 ist es nun so weit: Die elektronische Übermittlungsmöglichkeit wird über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle zur Verfügung gestellt. Darüber informiert das BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024.

Mit der technischen Meldepflicht bestehen ab 2025 folgende Fristen:

für Kassen(systeme)

• Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind den Finanzbehörden bis zum 31. Juli 2025 mitzuteilen.
• Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden. Gleiches gilt für die Außerbetriebnahme.
• Die Mitteilungspflicht besteht sowohl für angeschaffte als auch für gemietete und geleaste Systeme.
• Das BMF weist ausdrücklich darauf hin, dass bei einer Mitteilung stets alle in einer Betriebsstätte eingesetzten Aufzeichnungssysteme (in einer einheitlichen Mitteilung) zu übermitteln sind.

für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler

EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gelten ebenfalls als elektronische Aufzeichnungssysteme und unterliegen zudem besonderen Bestimmungen. Werden diese ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) betrieben, müssen die erforderlichen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchgeführt werden. Mit BMF-Schreiben vom 13. Oktober 2023 wurde hierfür jedoch eine Nichtbeanstandungsregelung längstens bis zum 31. Dezember 2025 geschaffen. Zudem wurde die Meldeverpflichtung für die Inanspruchnahme der Übergangsregelung bei EU-Taxametern mit INSIKA-Technologie bis Ablauf des Nichtbeanstandungszeitraumes suspendiert. 

• Bei EU-Taxametern und Wegstreckenzählern, die die o.g. Nichtbeanstandungsregelung in Anspruch nehmen, ist für diese Dauer von einer Mitteilung abzusehen.
• EU-Taxameter und Wegstreckenzähler, welche bis zum 1. Juli 2025 nachgerüstet werden, sind bis zum 31. Juli 2025 zu melden.
• Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte oder mit einer TSE ausgerüstete EU-Taxameter und Wegstreckenzähler sind spätestens innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Ausrüstung zu melden.