Nachweisbuch für betriebliche Besonderheiten führen

Irgendwann, vielleicht im Jahr 2025, wird sich die Betriebsprüfung eventuell auch für Ihr Unternehmen im Jahr 2020 interessieren. Das Jahr 2020 ist für die meisten Unternehmen ein Ausnahmejahr. Trotzdem ist der Mensch vergesslich und kann nach einiger Zeit nicht mehr alle Besonderheiten nachweislich zuordnen. Auf der anderen Seite sind es aber gerade diese Besonderheiten, die externe Prüfer interessieren und häufig auch misstrauisch machen. Dann liegt der Schluss nicht fern, einmal genauer hinzusehen, ob nicht irgendetwas versteckt wurde in den außerordentlichen Kosten, außerordentlichen Einnahmen wie der Soforthilfe, Besonderheiten beim Umsatz, beim Gewinn oder Verlust.

Selbst der Ehrliche kann im Zusammenhang mit betrieblichen besonderheiten zum Dummen werden. Hinzuschätzungen bei Umsatz und Gewinnen oder Kürzungen bei Verlusten können die Folge sein und all dies kann in eine Steuernachzahlung münden. Daher ist es ratsam, eine Art Tagebuch zu führen. Dies gilt besonders für die Zeit der Corona-Pandemie, sollte aber auch danach beibehalten werden, um vielleicht andere Vorfälle wie z. B. die mehrmonatige Baustelle direkt vor der Haustür zu dokumentieren.

Eine entsprechende Dokumentation sichert Unternehmen ab gegenüber Fragen Dritter und sollte folgende Aspekte berücksichtigen:

  • Ereignis/Ursache
    Hierbei handelt es sich weniger um die Pandemie selbst, als vielmehr die staatlichen Verordnungen und Hygienekonzepte, die betriebliche Veränderungen hervorrufen.
  • Reaktion des Unternehmens
  • Welche Auswirkungen gab es auf Umsatz, Beschäftigte, Gewinn, Verlust …?
  • Wie lange dauerte die Besonderheit? Beginn und Ende
  • Nachweise, mitgeltende Unterlagen

Unternehmen sollten also beispielsweise unbedingt die Verordnungen und weitere öffentliche Anordnungen aufheben – als Datei, als Foto oder in Papierform. Weniger sicher ist die Aufbewahrung von Internet-Adressen, weil sich diese jederzeit ändern können. Speziell für die Dokumentation von steuerlich relevanten Besonderheiten sollten Unternehmen zusammen mit dem Steuerberater entscheiden, welche Unterlagen aufbewahrt werden sollen.

Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. stellt für kleine und mittlere Unternehmen kostenfrei eine achtseitige Handreichung "Dokumentation steuerlich relevanter betrieblicher Besonderheiten" zur Verfügung, auf die wir gern verlinken.

Dr. Jan Pieter Schulz
Dr. Jan Pieter, Schulz
Referent Volkswirtschaft

Telefon +49 3681 362-406

 E-Mail schulz@suhl.ihk.de

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Lukas Schiffner
Lukas Schiffner
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