Der Lieferschein im Geschäftsverkehr
Im geschäftlichen Verkehr hat der Lieferschein seinen festen Platz und ist zur Routine geworden. Aus dieser Routine heraus entstehen dennoch immer wieder Fragen, die wir gerne allgemein beantworten möchten.
Der Lieferschein wird auch als Warenbegleitschein bezeichnet. Sowohl für Versender als auch für Empfänger erfüllt er in jedem Fall eine Kontroll- und Informationsfunktion, indem nachvollzogen werden kann, welche Ware das Lager verlassen hat. Es gibt keine Pflicht zur Ausstellung eines Lieferscheins, gesetzliche Vorgaben dahingehend existieren nicht. Unternehmer sind gesetzlich nicht verpflichtet, einer Warenlieferung einen Lieferschein beizulegen. Eine Lieferung ist daher auch ohne Lieferschein möglich. Doch auch wenn die Ausstellung eines Lieferscheins nicht verpflichtend ist, so hat sie viele Vorteile, denn neben der Informations- und Kontrollfunktion kommt dem Lieferschein Beweiskraft zu. Die Ausstellung macht daher grundsätzlich immer Sinn. Mangels gesetzlicher Vorschrift zum Ausstellen eines Lieferscheins gibt es auch keine gesetzlichen Vorgaben bezüglich des Inhalts eines Lieferscheins, so dass lediglich die Mindestanforderungen an Geschäftsbriefe gelten. Diese sind von der Unternehmensform abhängig. Für im Handelsregister eingetragene Unternehmen gelten besondere gesetzliche Vorschriften. Um den Sinn und Zweck eines Warenbegleitscheins zu erfüllen, und damit Lieferanten und Empfänger sofort abgleichen können, ob Bestellung und Lieferung übereinstimmen, sollten jedenfalls folgende Angaben enthalten sein: Name und Adresse des Verkäufers bzw. Lieferanten, Name und Adresse des Empfängers, Ausstellungsdatum, konkrete Bezeichnung von Art und Anzahl der Ware, Auftrags- und/oder Liefernummer, Auftrags-, Versand- und bestenfalls Lieferdatum, bestehende Teillieferungen (optional), Unterschriftenfeld für den Empfänger, damit dieser den Erhalt bestätigen kann (optional). Viele Unternehmen entscheiden sich außerdem zu Zahlungszwecken dazu, nochmals Produktpreise sowie Bankinformationen anzugeben.
Anders als eine Rechnung, die auch im Anschluss versandt werden kann, liegt der Lieferschein bzw. Warenbegleitschein, sofern er nicht in zulässiger digitaler Form versandt wurde, der Ware meist unmittelbar bei. Grundsätzlich kann ein Lieferschein eine Rechnung aber nicht ersetzen. Möglich ist es aber, die Rechnung so zu gestalten, dass sie zusätzlich auch als Lieferschein fungieren kann, oder in der Rechnung einen Hinweis auf den Lieferschein zu ergänzen. In diesem Fall handelt es sich jedoch nicht mehr um einen Lieferschein im eigentlichen Sinne, sondern um eine Rechnung, die auch als solche gekennzeichnet werden muss.
Durch das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz (BEG II) ist die Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine weggefallen. Empfangene Lieferscheine können nach dem BEG II daher grundsätzlich mit dem Erhalt der Rechnung und versendete Lieferscheine mit dem Versand der Rechnung entsorgt werden. Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt allerdings weiterhin, sofern der Lieferschein die Pflichtangaben einer Rechnung enthält und damit eine Rechnung ist oder aber die Rechnung einen Hinweis auf den Lieferschein enthält. Unabhängig von dem Wegfall der Aufbewahrungspflicht empfiehlt es sich für Unternehmer, jedenfalls für den Warenversender, Lieferscheine aus Gründen der Beweiskraft zunächst über den Versand der Rechnung hinaus aufzubewahren. Das gilt zumindest, bis die Rechnung vollständig beglichen ist.
Der Lieferschein hat indizielle Beweiskraft dafür, dass die Warensendung die Versandabteilung des Absenders durchlaufen hat. Das heißt, durch den Lieferschein als Indiz kann logisch darauf geschlossen werden, dass die Ware auch versandt wurde. Diese Indizwirkung kommt einem Lieferschein hingegen nicht zu, wenn formularmäßig per Computer die Rechnung zugleich auch mit dem Zusatz Lieferschein versehen wird. Der Lieferschein gilt als Urkunde i.S.v. § 416 Zivilprozessordnung (ZPO). Ist ein Lieferschein vom Empfänger unterschrieben, so stellt die unterzeichnete Empfangsquittung ein starkes Indiz für die tatsächliche Übernahme der Ware im korrekten Zustand und Umfang dar und verliert nur dadurch an Bedeutung, wenn die Richtigkeit des unterschriebenen Lieferscheins erschüttert wird. Irrelevant ist, ob die Unterschrift digital oder handschriftlich erfolgt.
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