Pflichtangaben auch in geschäftlichen E-Mails
Dass Geschäftsbriefe bestimmte Pflichtangaben wie Firma, Rechtsform, Registergericht usw. enthalten müssen, ist nicht neu. Neu ist aber die Klarstellung des Gesetzgebers, dass jede Form von Geschäftsbriefen von der Pflicht zu Mindestabgaben erfasst ist, also auch E-Mails oder Telefaxe. Schon bisher ging die herrschende Meinung im Schrifttum davon aus, dass etwa auch E-Mails als Geschäftsbriefe anzusehen sind. Diese Ansicht findet eine klare rechtliche Grundlage. In dem am 1. Januar 2007 in Kraft getretenen "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie des Unternehmensregister (EHUG)" und gilt seitdem unmittelbar für alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen. Angepasst wurden §§ 37 a Abs.1, 125 Abs. 1 Satz 1 Handelsgesetzbuch, § 80 Abs. 1 Satz 1 Aktiengesetz, § 35 a Abs. 1 Satz 1 GmbH-Gesetz und § 25 a Genossenschaftsgesetz, indem in Bezug auf Geschäftsbriefe die Formulierung "gleichviel welcher Form" eingefügt wurde.
Zwangsgeld droht
Fehlende Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen kann das Handelsregistergericht mit Zwangsgeld ahnden. Ob darüber hinaus auch eine wettbewerbsrechtliche Abmahnung gerechtfertigt ist, ist gerichtlich nicht geklärt. Bei einer Abmahnung ist es daher empfehlenswert, Kontakt mit der Industrie- und Handelskammer aufzunehmen, um deren Rechtsgrundlage zu prüfen.
Was gilt für Kleingewerbetreibende?
Die gesetzliche Änderung nimmt keinen Bezug auf Kleingewerbetreibende, die nicht mit einer Firma im Handelsregister eingetragen sind. Dem Kleingewerbe werden auch die gewerblichen Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) zugeordnet. Es erscheint aber ratsam, dass auch im kleingewerblichen Bereich Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails, Telefaxen usw. gemacht werden. Denn die Meinung, dass Pflichtangaben auch in geschäftlichen E-Mails etc. enthalten sein müssen, wird durch die erfolgten Neuregelungen im EHUG bestätigt. Es erscheint naheliegend, dass sich eine unterschiedliche Behandlung von Geschäftsbriefen Handels- bzw. Kleingewerbetreibender nicht durchsetzen wird. Im kleingewerblichen Bereich können fehlende Pflichtangaben als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.
Gesetzesbegründung
Die Gesetzesänderung wurde wie folgt begründet: "Die EU-Publizitätsrichtlinie schreibt in Artikel 4 nunmehr ausdrücklich vor, dass die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen und Bestellscheinen unabhängig von der Form dieser Dokumente zu machen sind. Dies soll künftig auch für § 37 a und alle vergleichbaren Vorschriften über Geschäftsbriefangaben durch einen möglichst geringfügigen Einschub in den vorhandenen Gesetzestext klargestellt werden. Die EU-Publizitätsrichtlinie erfasst zwar nur Kapitalgesellschaften. Eine einheitliche Regelung für alle nach deutschem Recht insoweit Verpflichteten erscheint aber unumgänglich und notwendig. Der Geschäftsverkehr soll sich nicht auf verschiedene Standards bei Personen, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften einstellen müssen. Hinzu kommt, dass nach der herrschenden Meinung im Schrifttum bereits heute von der Geltung des § 37 a und vergleichbarer Vorschriften auch für Telefaxe, E-Mails etc., also ohne Unterscheidung nach der äußeren Form der Schreiben, ausgegangen wird."
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