Leitfaden zu elektronischen Rechnungen

Ab 2025 besteht in Deutschland eine E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Mit dem Wachstumschancengesetz wurde beschlossen, dass Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 grundsätzlich verpflichtet sind, ihre Rechnungen als E-Rechnungen zu versenden. Es wurde zwar eine zweijährige Übergangsregelung geschaffen (für kleine Unternehmen sogar dreijährig), bis die Unternehmen selbst E-Rechnungen an ihre Geschäftskunden versenden müssen. Dies entbindet sie nicht von der Pflicht, ab 2025 für E-Rechnungen empfangsbereit zu sein. Jedes Unternehmen, das dies möchte, kann seinen Geschäftskunden ab 2025 E-Rechnungen senden, eine Zustimmung ist nicht erforderlich.

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm  EN 16931 entsprechen. Erfüllt werden die Formatanforderungen z.B. von der XRechnung oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei). Eine per E-Mail versandte Rechnung im PDF-Format ist hingegen keine E-Rechnung.

Vorsicht vor kostenfreien Anwendungen im Internet

Eine maschinenlesbare Rechnung ist häufig für den Menschen nicht gut lesbar. Der Text der Rechnung sieht aus wie ein kleines Computerprogramm. Wer so etwas ab Januar 2025 in seinen E-Mails findet, hat keinen Virus erhalten, sondern eine Rechnung, die z. B. mit einer Buchhaltungssoftware lesbar gemacht werden kann. Eine E-Rechnung sollte mit lokal installierter Software geöffnet werden. Die IHK Südthüringen warnt ausdrücklich vor im Internet verfügbaren kostenlosen Tools. Bei solchen Tools müssen die Unternehmen ihre Rechnungen auf einen fremden Server hochladen. Ein Schutz ihrer Daten besteht nicht.

Für die Aufbewahrung von E-Rechnungen gelten die gleichen Regelungen wie für die heute gebräuchlichen Rechnungsformate. Steuerrechtlich müssen Belege und Aufzeichnungen zehn Jahre lang sicher und unveränderbar aufbewahrt werden, sodass Änderungen an den Dokumenten nachvollziehbar bleiben. Gute Dienste leistet hierfür ein Dokumentenmanagementsystem.

Übergangsfristen für Versand und Unternehmen mit geringen Umsätzen

Ab Januar 2025 besteht lediglich die Pflicht zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Für den Versand von E-Rechnungen wird eine Übergangsfrist geschaffen. Bis Ende 2026 dürfen für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze mit Geschäftskunden weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben zulässig, wenn die Kunden dem zustimmen. Für Unternehmen, deren Jahresumsatz 800.000 Euro unterschreitet, verlängert sich die Übergangsfrist bis Ende 2027. Endverbrauchern dürfen Unternehmen nur dann E-Rechnungen senden, wenn diese zuvor zugestimmt haben.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist ein Prozess, der sich in vielen EU-Staaten vollzieht. Besonders weit ist Italien. Absehbar ist, dass die E-Rechnung noch in diesem Jahrzehnt in der gesamten EU verpflichtend eingeführt und dann auch mit einem Meldesystem gegenüber der Finanzverwaltung verbunden wird.

Pflicht zur E-Rechnung gegenüber Behörden

Bereits seit 27. November 2020 müssen Lieferanten des Bundes und der Bundesbehörden ihre Rechnungen als E-Rechnungen versenden. Zu den Bundesbehörden gehört auch die Bundeswehr. E-Rechnungen sind verbindlich ab einem Schwellenwert von 1.000 Euro. Um Rechnungen an Bundesbehörden versenden zu können, ist eine Registrierung auf der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes erforderlich.

Die Bundesländer setzen die E‑Rechnung in eigener Kompetenz um, somit kann es abweichende und teils sehr unterschiedliche Anforderungen für Sie als Lieferant an den elektronischen Rechnungsaustausch geben. Diese Anforderungen ergeben sich aus den jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen der Bundesländer. Das Bundesministerium des Innern und für Heimat hat hierzu eine Übersicht erarbeitet.

Die neuen Pflichten sorgen für viele Fragen in der Unternehmerschaft. Die IHK Darmstadt hat daher einen Leitfaden veröffentlicht, den wir Ihnen hier zur Verfügung stellen. Dieser soll eine erste Orientierung liefern und die Betriebe auf die weitergehende Abstimmung mit der Steuerkanzlei und dem Softwareanbieter vorbereiten. Der Leitfaden konzentriert sich auf die praktische Umsetzung und verzichtetet bewusst auf schwer lesbare steuerrechtliche Ausführungen und technische Fachbegriffe. Wir wissen, dass ein klärendes BMF-Schreiben aktuell noch in der Bearbeitung ist. Aufgrund unzähliger Anfragen von Betrieben bieten wir eine „Erstversorgung“.

Leitfaden E-Rechnung
der IHK Darmstadt