Führen des Berichtsheftes

Zu den Pflichten von Auszubildenden gehört gemäß § 13 Nr. 7 BBiG das Führen eines Ausbildungsnachweises (Berichtsheftes), in das die betrieblichen Tätigkeiten, Unterweisungsthemen, Lehrgespräche u. ä. sowie die Themen des Berufschulunterrichts einzutragen sind. Den Auszubildenden ist Gelegenheit zu geben, das Berichtsheft während der Ausbildungszeit am Arbeitsplatz zu führen. Der Ausbildungsbetrieb kann vom Auszubildenden weitergehende Nachweise wie zum Beispiel Fachberichte verfassen lassen.

Für das ordnungsgemäße Führen des Berichtsheftes ist der Auszubildende verantwortlich. Der Ausbildende bzw. Ausbilder hat die Auszubildenden gemäß § 14 Absatz 2 BBiG zum Führen des Berichtsheftes anzuhalten und das Berichtsheft regelmäßig (mindestens monatlich) durchzusehen. Wird der Ausbildungsnachweis nicht ordnungsgemäß geführt, liegt eine Vertragsverletzung vor, die den Ausbildungsbetrieb zur Abmahnung und im Extremfall zur Kündigung berechtigen kann. Unvollständige oder fehlende Ausbildungsnachweise können außerdem eine Nichtzulassung zur Abschlussprüfung zur Folge haben, da das Führen des Berichtsheftes Zulassungsvoraussetzung zur Abschlussprüfung gemäß § 43 Abs. 1 Ziffer 2 BBiG ist. 

Bei Gesprächen zwischen Auszubildenden und Ausbildern und auch in Streitfällen, ist das Berichtsheft zudem oft ein wichtiger Nachweis, was schon vermittelt wurde und welche Inhalte eventuell noch fehlen oder weiter vertieft werden müssen.

 

FAQ zu den wichtigsten Fragen rund um das Thema Berichtsheft

Ja, es ist notwendig einen Ausbildungsnachweis/ Berichtsheft zu führen. Diese Pflicht ist grundsätzlich nicht zu umgehen. Dass Auszubildende einen Ausbildungsnachweis zu führen haben, ist explizit im Berufsbildungsgesetz (§ 13 Nr. 7 BBiG) sowie in der zu einem Ausbildungsberuf gehörenden Ausbildungsverordnung geregelt.

Das Berichtsheft dient als Nachweis über Inhalt und Verlauf der Ausbildung und stellt ein Kontrollinstrument für eine vollständige Ausbildung im Sinne der sachlichen und zeitlichen Gliederung dar (Bestandteil der Niederschrift des Ausbildungsvertrages § 11 BBiG). Es ist unter anderem ein Hilfsmittel für die an der Ausbildung beteiligten Personen (betriebliche Ausbilder, Berufsschullehrer und ggf. Ausbilder in der außer- oder überbetrieblichen Ausbildung), dient der Verbesserung des Ausbildungserfolgs und im Streitfall als Nachweis.

Ja, es gibt Mindestanforderungen für das Anfertigen und Führen des Berichtsheftes:

  • Das Berichtsheft ist täglich oder wöchentlich in möglichst einfacher Form (bspw. stichwortartige Angaben) schriftlich oder elektronisch von Auszubildenden selbstständig zu führen.
  • Zu empfehlen ist ein Umfang von ca. einer DIN A4-Seite für eine Woche.
  • Jede Tages-/Wochenübersicht des Berichtsheftes ist mit dem Namen des/der Auszubildenden, dem Ausbildungsjahr und dem Berichtszeitraum zu versehen.
  • Das Berichtsheft muss mindestens stichwortartig den Inhalt der betrieblichen Ausbildung wiedergeben. Dabei sind betriebliche Tätigkeiten einerseits sowie Unterweisungen bzw. überbetriebliche Unterweisungen, betrieblicher Unterricht und sonstige Schulungen andererseits zu dokumentieren.
  • In das Berichtsheft müssen darüber hinaus die Themen des Berufsschulunterrichts aufgenommen werden.
  • Die zeitliche Dauer der Tätigkeiten sollte aus dem Ausbildungsnachweis hervorgehen.

Der ausbildende Betrieb sollte gemäß § 14 Abs. 1 Nr. 3 BBiG den Auszubildenden die schriftlichen Ausbildungsnachweise kostenlos zur Verfügung stellen.

Der Ausbildungsbetrieb stellt seinen Auszubildenden Berichtshefte kostenlos zur Verfügung (§ 14 Abs. 1 Nr. 3 BBiG). Sowohl für herkömmliche Berichtshefte als auch für elektronische Berichtshefte sind mittlerweile zahlreiche Angebote auf dem Markt. Das klassische Berichtsheft findet man im Buch- oder Onlinehandel als "Ausbildungsnachweis". Alternativ können die Muster der IHK Südthüringen im Downloadbereich genutzt werden.

Auch für elektronische Berichtshefte gibt es in der Zwischenzeit verschiedene Anbieter wie das Online-Berichtsheft BLok oder das Digitale Berichtsheft der IHK. Sollten Sie sich für das Digitale Berichtsheft der IHK enscheiden, finden Sie weitere Informationen hier.

Jeder Auszubildende sollte sein Berichtsheft je nach Absprache mit dem Ausbildungsunternehmen täglich oder mindestens wöchentlich führen - auch dann, wenn die Eintragungen in das Berichtsheft nur monatlich vom Ausbilder geprüft werden.

Das Berichtsheft ist ordnungsgemäß während der gesamten Ausbildung zu führen. Das bedeutet, es muss muss bis zum Ende der Berufsausbildung geführt werden. Dies gilt auch für den Fall einer Verlängerung der Ausbildung im Falle einer nichtbestandenen Abschlussprüfung oder ähnlichem.

Das Führen des Berichtsheftes ist Zulassungsvoraussetzung für die Abschlussprüfung. Es muss an den Tagen der schriftlichen, praktischen oder mündlichen Zwischen- und Abschlussprüfungen mitgeführt werden. Genauere Informationen entnehmen Sie bitte der Prüfungseinladung

Der Ausbildungsnachweis kann schriftlich oder elektronisch geführt werden. Die Entscheidung, ob das Berichtsheft schriftlich oder elektronisch geführt werden soll, wird bereits zum Vertragsschluss des Ausbildungsverhältnisses getroffen. Ob der Ausbildungsnachweis schriftlich oder elektronisch geführt wird, muss seit dem 1. Oktober 2017 in allen neuen Ausbildungsverträgen vereinbart werden (§ 11 Abs. 1 Nr. 10 BBiG).

Schriftliches Führen liegt vor, wenn der Ausbildungsnachweis per Hand (handschriftlich) geführt wird. Beim elektronischen Führen wird der Ausbildungsnachweis mit digitaler Unterstützung erstellt. Das erfordert nicht unbedingt eine entsprechende Berichtshefts-Software, sondern kann auch in einfacherer Form erfolgen, etwa mit Textverarbeitungssoftware. Demnach wäre eine erstellte Worddatei, die ausgedruckt wird, elektronisch. Das Serviceportal Bildung stellt allen IHK-Ausbildungsbetrieben ab sofort auch eine kostenlose digitale Anwendung bereit, um das Berichtsheft online zu führen.

Bei schriftlichen Ausbildungsnachweisen bestätigen die Ausbilder die Richtigkeit und Vollständigkeit der Eintragungen mit Datum und Unterschrift. Bei elektronisch erstellten Ausbildungsnachweisen kann die Bestätigung auch auf andere Weise elektronisch (z. B. durch Austausch von bestätigenden E-Mails mit einfacher elektronischer Signatur oder durch elektronische Freigaben) dokumentiert werden.

Im Rahmen der Lernortkooperation kann die Berufsschule vom Ausbildungsnachweis Kenntnis nehmen. Eine Notwendigkeit besteht nicht. Ausbilder bestätigen mit ihrer Unterschrift zumindest die Kenntnisnahme der Angaben in Bezug auf die Berufsschultage. (Für die praktische Ausbildung im Betrieb auch die Richtigkeit der Angaben.)

In den Ausbildungsnachweis müssen die Themen des Berufsschulunterrichts aufgenommen werden.

Bei minderjährigen Auszubildenden soll eine gesetzliche Vertreterin/ein gesetzlicher Vertreter in angemessenen Zeitabständen von den Ausbildungsnachweisen Kenntnis erhalten und diese per Unterschrift oder in sonstiger geeigneter Weise bestätigen.

Das ordnungsgemäß geführte Berichtsheft ist gemäß § 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG Zulassungsvoraussetzung zur Abschlussprüfung. Im Rahmen der Prüfungsanmeldung muss per Unterschrift bestätigt werden, dass das Berichtsheft ordnungsgemäß geführt und kontrolliert worden ist.

Bei falschen Angaben kann eine Zulassung nicht erteilt bzw. eine bereits ausgesprochene Zulassung widerrufen werden.

In bestimmten Fällen kann der Prüfungsausschuss oder die zuständen IHK-Ausbildungsberater Einsicht in die Berichtshefte verlangen, um über die Zulassung entscheiden zu können. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn umfangreiche Fehlzeiten während der Ausbildung entstanden sind. Dann muss im Einzelfall nachgewiesen werden, dass das Ausbildungsziel erreicht worden ist.

Da das Führen des Berichtsheftes eine Zulassungsvoraussetzung darstellt, besteht bei fehlendem Nachweis kein Anspruch auf Zulassung. Die Entscheidung ist durch die zuständige Stelle oder den Prüfungsausschuss zu treffen (§ 46 Abs. 1 BBiG).

Roswitha Hammerschmidt
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