• Analysieren Sie den aktuellen Personalbestand hinsichtlich Alters- und Qualifikationsstruktur. Geplante Expansionen oder Zusammenlegungen von Abteilungen oder Bereichen sollten in die Analyse einfließen.
• Planen Sie Ihren Personalbestand bzw. -bedarf für das nächste Geschäftsjahr sowie für die nächsten fünf oder auch zehn Jahre. Mitarbeiter, die aus Altersgründen ausscheiden, können etwaige Schlüsselpositionen im Unternehmen innehaben. Die Nachfolgeplanung sollte daher langfristig angelegt werden.  
• Zur Ermittlung des Personalbedarfes können Sie die nebenstehende Checkliste Analysebogen Fachkräfte nutzen.

Nach der Analyse Ihrer unbesetzten Stellen, folgt nun die Erstellung des Anforderungsprofils. In diesem formulieren Sie fachliche sowie persönliche Anforderungen an den zukünftigen Mitarbeiter. Entscheidend ist, welche Sprachkenntnisse für die Ausführung der Tätigkeit erforderlich sind.

Legen Sie sich im Vorfeld einen Katalog der nötigen Kenntnisse und Anforderungen an. Beim Auswahlverfahren kann es hilfreich sein, wenn diese Kriterien nach „Soll“ und „Kann“ sortiert sind.

TIPP:  Fähigkeiten und Kenntnisse sollten deutlich herausgearbeitet werden. Oftmals sind Abschlüsse und Qualifikationen außerhalb Deutschlands unterschiedlich definiert.

Eine Gleichwertigkeitsprüfung des ausländischen Abschlusses, von IHK-Berufen, erhalten Sie durch das Anerkennungsverfahren der IHK FOSA.

Möchten Sie Fachkräfte aus dem Ausland rekrutieren, ist es empfehlenswert, die Suche vorerst auf ein bestimmtes Zielland zu fokussieren. Faktoren wie klimatische Bedingungen, Bildungsstand und Arbeitsmoral sollten bei der Entscheidung berücksichtig werden, um passende Bewerber zu erreichen.

Außerdem können folgende Fragen, bei der Wahl unterstützen:  

• Gibt es bereits bestehende Geschäftsbeziehungen zu anderen Ländern, die den Zugang erleichtern?
• In welchem Land finden sich geeignete, qualifizierte Fachkräfte? Hilfe dazu bietet das BQ-Portal.
• Welche Sprachen / Nationalitäten sind bereits im Unternehmen vertreten, die einen Einstieg erleichtern können?
• Sind Personen aus dem Zielland im Unternehmen beschäftigt?
• Wie hoch ist in dem ausgewählten Land die Bereitschaft nach Deutschland zu kommen?
• Gibt es branchenähnliche Unternehmen, die auf dem Markt aktiv sind?
• Gibt es Projekte, die eine Anwerbung unterstützen? (Zentrale Auslands- und Fachvermittlung (ZAV), Agentur für Arbeit oder Bildungsträger)
• Wie hoch wird der Einarbeitungsaufwand sein?
• Welche Regularien liegen bezüglich des Visaverfahrens / der Arbeitserlaubnis vor?

Im Exkurs zu Visum und Aufenthaltstitel finden Sie die Regelungen für die Einreise nach Deutschland.

Wichtig: Arbeitgeber sind verpflichtet, eine aktuelle Kopie des Aufenthaltstitels in elektronischer Form oder Papierformat aufzubewahren. Ebenso muss eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses innerhalb von vier Wochen der lokalen Ausländerbehörde mitgeteilt werden.

Die Stellenausschreibung dient als Visitenkarte Ihres Unternehmens. Betonen Sie den Wert Ihres Unternehmens und schaffen Sie einen positiven ersten Eindruck.

Nützliche Tipps für Stellenausschreibung und Bewerbungen:

• Die Ausschreibung sollte in der Muttersprache des Ziellandes formuliert sein, jedoch mindestens in Englisch.
• Die notwendigen Qualifikationen und benötigten Nachweise sollten deutlich hervorgehoben werden.
• Unterstützungsangebote innerhalb Deutschlands oder durch das Unternehmen können benannt werden, um die dauerhafte Integration zu befördern. (Beispiele: Hilfestellung bei der Unterkunftssuche oder Betreuung bei Behördengängen, Vermittlung von Sprachkursen oder Freizeitaktivitäten) 
• Die Kenntnis über landestypische Rekrutierungsformalien ist empfehlenswert. Eingehende Bewerbungen können so besser eingeschätzt und miteinander verglichen werden.
• Seien Sie offen für kreative Bewerbungsunterlagen. Selbst in unmittelbaren Nachbarländern zu Deutschland gelten andere mitunter allgemeingültige Ansprüche an Bewerbungsunterlagen.

• EURES: EURES ist das größte Netzwerk zwischen Deutschland und anderen europäischen Staaten. Registrierte Arbeitgeber können eigene Stellenanzeigen veröffentlichen. Eine Jobbörse gibt Ihnen Einblicke in direkte Bewerberprofile. Beratung zu EURES erhalten Sie durch Ihren Arbeitgeberservice der Agentur für Arbeit. Eine Präsentation der Veranstaltungsreihe Forum F gibt Ihnen einen Einblick zur Nutzung von EURES.
• ZAV (zentrale Auslands- und Fachvermittlung): Die lokalen Arbeitsagenturen arbeiten mit der ZAV zusammen. Die ZAV organisiert z.B.  Projekte in diversen Drittstaaten, um Fachkräfte zu gewinnen. Auch hier können Sie über Ihren Arbeitgeberservice weitere Informationen erhalten.
• Make it Germany: Hier finden Sie neben Informationsmaterial auch eine Jobbörse, über die Sie Fachkräfte im Ausland gewinnen können.  
• Online Jobportale des Ziellandes: Jedes Land hat eigene Suchmaschinen und Portale, welche über offene Stellenangebote informieren. Suchen Sie die entsprechende Plattform für Ihr Zielland heraus. Informationen und einen guten Überblick dazu bietet z.B. Online-recruiting.net.
• eigene Karriereseite: Die eigene Karriereseite auf Ihrer Website ist das beste Marketinginstrument. Auch Fachkräfte aus dem Ausland werden sich über Ihre Website Informationen zu Ihrem Unternehmen einholen. Authentisch und ansprechend wirken hierbei beispielsweise Videos von internationalen Mitarbeitenden. Die Karriereseite sollte in mehreren Sprachen, mindestens in Deutsch und Englisch, zur Verfügung stehen.
• soziale Netzwerke: Instagram, Facebook und weitere Portale bieten eine gute Präsentationsfläche für eine breite Zielgruppe. Wählen Sie das Medium hierbei passgenau für Ihre Zielgruppe aus.
• Direktansprache: Plattformen wie Xing oder LinkedIn bieten die Möglichkeit, interessante Persönlichkeiten per Direktansprache aktiv zu kontaktieren.
• Headhunter: Einige Headhunter haben sich Auslandsbeziehungen aufgebaut und besitzen ein umfassendes Knowhow zu entsprechenden Ländern.
• persönliches Netzwerk: Nutzen Sie Ihr persönliches Netzwerk, wenn dort Beziehungen zu Ihrem Rekrutierungszielland vorliegen.
• Projekte: Bildungsträger oder Institutionen begleiten diverse Projekte, bei denen der Fokus auf der Fachkräftesuche im Ausland liegt. Beispiel: Das Vietnamprojekt der IHK Südthüringen und der Handwerksakmmer Südthüringen.

• Erwarten Sie während des Auswahlverfahrens keine perfekten Deutschkenntnisse von den Bewerbern. Gerade schriftlich können sich Rechtschreibfehler oder falsche Formulierungen einschleichen. 
• Wählen Sie Ihren potenziellen neuen Mitarbeiter nicht alleine nach Qualifikationen und Abschlüssen aus. Berücksichtigen Sie Berufserfahrungen und individuelle Leistungen, um einen ganzheitlichen Eindruck zu bekommen.
• Um passende Talente zu finden, ist eine gewisse Toleranz gegenüber anderen Formalien der Bewerbungsunterlagen zu empfehlen. Nicht jedes Land weist einheitliche Standards auf. Lassen Sie sich nicht von Äußerlichkeiten beeinflussen.
• Für die erste Kontaktaufnahme und das erste Kennenlernen empfiehlt sich eine Online-Konferenz per Videoschaltung. In dieser sollten fachliche Eignungen, Motivation und Anforderungen besprochen werden. Auch die charakterliche Eignung des Bewerbers lässt sich in einem Videochat eher einschätzen, als nur telefonisch.
• Klären Sie die Erwartungen der Bewerber ab. Vorstellungen vom Arbeiten und Leben können je nach kulturellem Hintergrund variieren. Unterstützungsangebote sollten dem Bewerber an dieser Stelle vorgestellt werden.
• Das Verfahren für Visum, benötige Antragsunterlagen und weitere organisatorische Notwendigkeiten (z.B. Krankenkasse, Kontoeröffnung, Einwohnermeldestelle) sollten unbedingt frühzeitig besprochen werden.

Worauf ist bei der Einstellung zu achten?

• Es sollte einen festen Ansprechpartner im Unternehmen für Rückfragen des neuen Mitarbeiters geben.
• Arbeitsvertrag und zusätzliche weitere Informationen müssen rechtzeitig zugesandt werden.
• Der Vertrag sollte zur eigenen Sicherheit eine Klausel zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses umfassen, falls das Visum nicht erteilt werden kann.
• Informationen bezüglich Krankenkasse, Pflichtversicherungen und Steuerpflicht müssen dem neuen Mitarbeiter zugehen (evtl. Beratung im Vorstellungsgespräch).
• Eine Kopie des Aufenthaltstitels gehört in Ihre Unterlagen / die Personalakte.
• Ein Mentor für die ersten Tage oder Wochen erleichtert die Einarbeitung und Integration im neuen Betrieb.
• Als Bonus kann eine „Willkommensrunde“ außerhalb der Arbeitsstätte stattfinden. Dabei erfährt der neuen Mitarbeiter wichtige Anlaufpunkte im neuen Lebensumfeld.

• Tipps für die Einarbeitung haben wir in einem Merkblatt für Sie zusammengestellt.
• Weitere Impulse zur Integration ausländischer Fachkräfte in Ihr Unternehmen finden Sie in einer Präsentation der Veranstaltungsreihe Forum F.